Een win-win-win creëren voor administratieve taken rond documentverwerking

16/04/2020 in Digital



Een win-win-win creëren voor administratieve taken rond documentverwerking

Veel advokaten-, boekhoud- en verzekeringskantoren hebben dagelijks nog hopen papieren documenten te verwerken.  Ook een notariskantoor is een plaats waar je sowieso nog veel papieren documenten verwacht.

Voor bepaalde dossiers zoals nalatenschappen en vastgoedtransacties, waar veel documenten voor dienen aangeleverd te worden, zien we nog veel fysieke documenten die in een kantoor worden binnengebracht of per post verstuurd. De rest wordt dan via verschillende emails, vaak ook komende van verschillende personen, opgestuurd.

Het opvragen, verifiëren, valideren, scannen, opslaan, behandelen van al deze documenten vraagt van de administratieve collega’s heel veel tijd en is bovendien heel repetitief en foutengevoelig. In vele gevallen moet er ook nog veel opvolging per telefoon en email gebeuren voor ontbrekende of niet aan de eisen beantwoordende documenten.

Het resultaat van het gebruik van een dergelijk digitaal platform is dat de nodige tijd voor het behandelen van deze documenten tot de helft kan teruggebracht worden, dat alles veel efficiënter verloopt en dat tegelijkertijd de gebruikerservaring voor de klant een boost krijgt. Dat is driemaal gewonnen!

Daarom schakelen steeds meer notariskantoren en andere administratieve kantoren over op digitale oplossingen om documenten van hun klanten in te zamelen, te valideren en zelfs de data eruit te halen op een volledige geautomatiseerde manier.

Via het bestaande Software-as-a-Service (SaaS) platform CheckHub hoeven administratieve medewerkers enkel een naam, email adres en de juiste set van nodige documenten voor een dossier bepalen en het platform doet de rest. De klanten krijgen een gepersonaliseerde email met daarin een link die hen onmiddellijk naar een gepersonaliseerde webpagina brengt. Daar kunnen ze zien welke documenten moeten worden aangeleverd, aangevuld of zelfs digitaal ondertekend.

Het opladen van de documenten gebeurt in een beveiligde omgeving en zo gebruiksvriendelijk als mogelijk en kan zelfs via het nemen van een foto van de desbetreffende documenten via de Smartphone die dan automatisch worden opgeladen op het digitale platform. Als iemand vergeet bepaalde vereiste documenten aan te leveren dan gaat het platform automatisch een reminder naar deze persoon sturen.

De aangeleverd documenten worden door het platform automatisch gevalideerd. Waarop dan alle documenten automatisch worden samengevoegd, geconverteerd naar het gewenste format en een naam krijgen volgens de gebruikelijke nomenclatuur van het kantoor.

Het resultaat van het gebruik van een dergelijk digitaal platform is dat de nodige tijd voor het behandelen van deze documenten tot de helft kan teruggebracht worden, dat alles veel efficiënter verloopt en dat tegelijkertijd de gebruikerservaring voor de klant een boost krijgt. Dat is driemaal gewonnen!