Teruggaan naar het papieren tijdperk maakt je productiever..?

Onlangs is heeft HP naar buiten gebracht dat pen en papier nog steeds essentieel zijn om productief te kunnen zijn. Binnen het onderzoek komen perse metrics naar voren. Voorbeelden zijn:

• 81%  van de ondervraagde ondernemers geeft aan gestructureerd te werken.
• 35% van de ondervraagden geeft aan dat ze sinds COVID-19 minder productief zijn.
• 51% van de ondervraagden blijkt voor een papieren agenda te gaan.

Nou dit laatste vond ik persoonlijk wel hilarisch. Uiteraard zijn er beroepsgroepen waar je dit nog zeker zal zien en waar ik dit zeker begrijp. Maar, geloof jij dat professionals die dagelijks te maken hebben met veel afspraken en uitnodigingen dit middels papier doen? Stuur maar geen uitnodiging voor onze afspraak, ik zet het wel in mijn papieren agenda. Of een PA die alles in een papieren boekje zet…

Om het onderzoek kracht bij te zetten, hebben ze een riante quote geplaatst van focusexpert Mark Tichelaar. Ik deel graag het begin:

Productiviteit staat als ondernemer bijna gelijk aan succes, want als je productief bent lever je output. Het is een middel om je bedrijf te laten groeien. Per dag worden we meer dan 200 keer gestoord. Dat is tijdens de huidige pandemie alleen maar toegenomen door de verschuiving naar online werken want bij elke e-mailnotificatie raak je afgeleid. Hoe meer je offline doet, hoe minder versnippert je werkt.

Laten we dus massaal onze Outlook client deinstalleren. Nee, niet bepaald. Ik merkte dat ik me enorm ongemakkelijk voelde bij dit onderzoek. HP geeft aan het onderzoek dit jaar te hebben uitgevoerd tussen 2 en 8 maart 2021 in combinatie met een onafhankelijk onderzoeksbureau. Wat je je natuurlijk moet afvragen hoe de onderzoeksgroep en de onderlinge spreiding eruit ziet. Ik heb deze data dan ook opgevraagd inmiddels. Het maakt natuurlijk uit of je doelgroep bestaat uit weddingplanners of IT-consultants. 

Enfin, probeert HP hier nu ons om de tuin te leiden? Nee, zo wil ik het pertinent niet noemen. Dat zij baat hebben bij print en zich zorgen maken over de uitsterving daarvan, begrijp ik volledig. Dat zo een stuk gepubliceerd wordt, laat mij nog meer zien dat print echt tot een tragisch einde komt. Nu is dit stuk ook dus niet bedoeld om HP in diskrediet te brengen, integendeel. Zij maken juist een heel belangrijk punt. Op dat punt kom ik zo.

Om te beginnen worden we inderdaad de hele dag gestoord. Er zijn daar boeken en studies vol van. Daarom zijn er vandaag de dag ook duizend zogenaamde life hacks die ervoor zorgen dat je optimaal productief kan zijn. Júist door middel van slimme technologie kan je juist megaproductief zijn. Je hebt prachtige applicaties om slim te werken en nog belangrijker: samen te werken. Een goed voorbeeld hiervan is Trello. 

De oplossing voor productief werken is niet het elimineren van technologie en teruggaan naar het stenen…ehm papieren tijdperk. Nee, we moeten het “embracen” en kijken hoe we hier zo slim mogelijk mee omgaan. McKinsey heeft ook aangetoond dat het digitaliseren van onze bedrijfsprocessen 13 triljoen bijdraagt aan het wereldwijde BNP. Point made, point taken right?

Maar, wat is nu het o-zo-belangrijke-punt wat HP wel impliciet laat zien? Ik geloof ik het onderzoek, niet in de presentatie ervan. Binnen het onderzoek komt naar voren dat er kennelijk groepen zijn waar ongeveer de helft (niet iedereen, niet grote de meerderheid etc.) oprecht gelooft dat ze dat stukje papier en pen nodig hebben. Dit zit soms zo verankerd in de werkwijze van mensen dat ze niet beter weten. Maar, het is pertinent niet bewezen dat het bijdraagt aan je efficiency.

Binnen onze branche zien we dit ook terug bij de klassieke beroepsgroepen waar nog veel gewerkt wordt met pen en papier. Zodra wij in contact komen met deze groep, stuiten we op enige weerstand. Weerstand die vaak gebaseerd is op angst en onwetendheid. Door middel van objectieve cijfers kunnen we echter vaak wel laten zien wat de baten zijn. Maar, wat echt onbetwist is, is het feit dat elke klant die we bijstaan met hun transformatie van papier naar digitaal, zich erna niet kan voorstellen nog te werken op de oude manier.

Mijn devies aan jullie allemaal: sta open voor nieuwe technologie en met wat gezond verstand kan je zelf goed evalueren wat voor jou en jouw organisatie werkt.

Richard