Automatisation des documents

J’ai choisi d’écrire quelque chose spécialement et explicitement sur l’automatisation des documents. La raison est simple : le sujet de l’automatisation des documents n’est pas tout à fait le sujet le plus sexy, mais il peut-être de loin le sujet le plus sous-estimé. Surtout en salle de réunion. L’automatisation des documents, cela doit relever de l’informatique, n’est-ce pas ? Si le Directeur Informatique ne dit rien à ce sujet, cela doit alors être de moindre voire même d’aucune importance. Est-ce que le Directeur Financier ou le PDG penserait la même chose quant aux 900 000 $ économisés pour l’un de nos clients ? Et ceci annuellement et en un an seulement. C’est un peu plus sexy, non ?

Les principes de l’automatisation des documents et la bonne solution

Fondamentalement, la phrase le dit parfaitement bien; l’automatisation des documents est le processus d’automatisation de votre flux de documents. Nous avons des documents qui vont de A à B. Automatiser l’envoi, la réception et le traitement de ces documents est la base de l’automatisation des documents. C’est assez direct et simple, n’est-ce pas ? Cependant le diable est dans les détails comme on dit. La façon dont vous automatisez votre flux de documents et les détails que vous mettez dans l’automatisation sont la clé réelle du succès. Cela signifie-t-il qu’automatiser votre flux de documents est une tâche redoutable ? Eh bien, la réponse c’est un grand NON.

Prenons l’exemple de la gestion de la relation client qui a beaucoup de similitudes avec la gestion de l’automatisation des documents. Il est prouvé depuis un certain temps déjà qu’une (bonne) gestion de la relation client contribue à une entreprise plus rentable et prospère. Heureusement, nous n’avons pas besoin de développer notre propre système de gestion de la relation client. Il y a des gens qui le font pour nous. Avec un nombre et une qualité d’acteurs décents, les petites et les plus grandes organisations peuvent bénéficier des fruits de ce système de gestion. Cependant, la mise en place, la configuration et l’utilisation appropriées du système GRC sont finalement les facteurs de décision clés pour avoir ou non plus de succès en tant que organisation.

Si nous prenons en compte ces facteurs et principes, nous sommes en fait en mesure de rédiger les principes d’une solution d’automatisation de documents appropriée. J’ai résumé les plus importants

• La solution doit être accessible soit aux grandes, soit aux petites organisations. Cela signifie que :
• l’investissement / le coût  doit être aligné à 100% sur la valeur créée de la solution.
• l’intégration doit se faire facilement sans services de conseil horrifiants et coûteux et sans travail personnalisé inutile.
• la solution doit fournir des caractéristiques/avantages spécifiques au secteur pour être vraiment utile à des organisations spécifiques.
• La solution doit fournir une solution presque prête à l’emploi qui offre déjà un avantage principal avec une configuration minimale. Un exemple est de se concentrer seulement sur l’automatisation de la livraison et de la signature de documents sans aucune interférence sur le traitement / la manipulation des documents.

La solution doit être une solution facile à utiliser avec une courbe d’apprentissage modeste. Pas besoin de tutoriels approfondis pour pouvoir tirer parti des avantages d’une solution en tant que telle.

Automatisation des documents – Quelle est l’étape suivante ?

À ce stade, vous pourriez vous attendre à ce que je vous vende notre solution CheckHub. Mais je ne le fais pas. Absolument pas. Oui, bien sûr, nous avons conçu CheckHub et nous améliorons continuellement CheckHub en gardant les principes fondamentaux à l’esprit. Mais ce n’est pas mon propos. Mon propos est de prendre au sérieux l’automatisation des documents. Vous n’êtes peut-être pas important au point de pouvoir tirer parti d’une solution qui offre 900 000 $ d’économie par an, mais ce nombre montre que l’automatisation des documents est une affaire sérieuse et qu’elle est porteuse d’opportunités. Des opportunités qui ne sont probablement pas encore monétisées par votre organisation.

Je vous encourage à faire des recherches sur l’automatisation des documents. Examinez votre organisation interne et voyez comment vous pouvez faire vos premiers pas dans la mise en œuvre de votre processus d’automatisation. Garder les principes fondamentaux à l’esprit et choisir une solution qui réponde aux principes fondamentaux vous garantira la réussite.

Soyez prudent et pour toute question sur ces sujets, n’hésitez pas à me contacter