L’automatisation des documents : Les 5 étapes de vérification pour les professionnels juridiques

Les professionnels du droit savent que les documents administratifs nécessaires sont une partie intrinsèque du travail. Par exemple le besoin de documents, formulaires, contrats, etc. Cela ne changera jamais. Seulement, la forme physique de l’administration du futur va changer, chaque jour de plus en plus. En effet, cela a déjà commencé à se produire; de plus en plus de professionnels du droit utilisent l’automatisation des documents. Dans le secteur juridique, l’automatisation des fichiers facilite, entre autres, un procédé centralisé de production de lettres, agréments, motions, plaidoiries, factures et autres documents légaux. En termes simples, l’automatisation des documents aide à créer et/ou traiter une quantité importante de documents en un temps relativement court. Tout cela, en accord avec votre marque et les exigences de conformité.

Commencement de l’adoption de l’automatisation des documents au sein de votre organisation

L’automatisation des documents juridiques est essentielle à l’amélioration et l’optimisation de la façon dont les professionnels juridiques exercent leur métier. D’autre part, la gestion des documents assure que ces derniers soient facilement accessibles, bien organisés et sécurisés pour un accès futur à des fins d’édition et de partage. Mais en quoi consiste exactement l’automatisation des documents pour les professionnels du droit et sur quoi devriez-vous porter l’attention ?

La liste de contrôle pour les professionnels juridiques

Déterminez vos besoins (organisationnels)

Il y a cinq (5) choses qu’il faut garder à l’esprit si vous, en tant que professionnel juridique, cherchez la solution adéquate pour automatiser la création et la gestion des documents pour votre bureau :

1. Budget

La considération cruciale pour n’importe quelle décision est liée aux coûts. En choisissant la solution, gardez à l’esprit les autres avantages qui devraient être inclus dans les coûts. Par exemple, la solution est-elle liée à un système de gestion de documents ou intègre-t-elle également un système de signature ? Cela peut mener à d’importantes économies en termes de coûts.

2. Le coût d’intégrer une nouvelle solution

Le coût d’intégration d’une nouvelle solution est le temps total passé à basculer entre différents logiciels ou applications. Si la solution de compilation de documents que vous souhaitez ne s’intègre pas directement avec les actuels systèmes de gestion ou logiciels d’usage juridique, vous pouvez perdre du temps en basculant constamment entre chaque application.

3. Temps et effort impliqués dans l’adoption

Le temps, c’est de l’argent et les professionnels du droit le comprennent mieux que la plupart des gens. Ainsi, les professionnels devraient choisir une solution qui est facile et intuitive à configurer et qui fait gagner du temps dans le futur.

Considérer les questions suivantes en choisissant une solution pour votre entreprise :

• Combien de temps êtes-vous prêt à passer à intégrer la solution pour automatiser les documents ?
• Combien et/ou à quelle fréquence devriez-vous être impliqué dans le processus ?
• Avez-vous besoin de recruter quelqu’un pour le configurer pour vous, pouvez-vous désigner quelqu’un dans le bureau pour le faire ?
• Si vous avez besoin d’embaucher quelqu’un, quels seront les coûts additionnels ?
• À quel point la solution devrait être complexe, et de quelle complexité avez-vous réellement besoin ?

4. La solution et les processus actuels

Les professionnels juridiques avec des applications existantes, processus opérationnels, tâches, dates limites et procédures devraient s’enquérir de savoir comment une solution particulière d’automatisation de documents parvient à se connecter efficacement aux processus et systèmes existants. Pour que votre pratique où entreprise fonctionne d’une manière fluide, vous aurez besoin d’une solution en parfaite adéquation avec l’actuel système et configuration.

5.Sécurité

En utilisant une solution basée sur le cloud, toutes les données sont hébergées sur un serveur tiers. Cela est souvent plus sûr que quand vous les conservez vous-même en tant que professionnel juridique (en version papier la plupart du temps). Cependant, vous devez faire attention à un certain nombre de choses importantes. En tant que professionnel du droit, Il y a une obligation éthique d’auditer le fournisseur du service, afin que l’information ne tombe pas entre de mauvaises mains. En plus de comprendre qui est responsable de l’hébergement et du stockage des données, il faut aussi comprendre comment le service va gérer les données, qui a accès aux données, quelle est la robustesse des serveurs, etc.

À quoi d’autre devriez-vous faire attention ?

Trouver la solution adéquate d’automatisation de documents pour les avocats est un important pas pour votre entreprise. Certaines fonctionnalités importantes d’un bon logiciel pour automatiser les documents juridiques, entre autres, doivent inclure les éléments suivants :

Préparer les documents de routine / fréquents en quelques secondes 

Il y a une condition souvent négligée pour une bonne solution de documents : la capacité de rapidement préparer des formulaires et des documents à travers, par exemple, les formulaires dynamiques. Idéalement, même les plus complexes documents doivent prendre beaucoup moins de temps avec la solution adéquate d’automatisation de documents.

La bonne limite ou pas de limite sur le nombre de documents

Les professionnels juridiques ont déjà l’esprit occupé, la dernière chose dont ils ont besoin est la persistante pensée d’une limite et l’inquiétude qu’il pourrait y avoir un manque d’espace, la bonne solution doit être en adéquation avec l’entreprise. Une petite entreprise par exemple ne prend pas avantage d’une solution sans limites et donc couteuse.

Retrouver les fichiers rapidement

Les professionnels juridiques doivent être capables de chercher des documents facilement et rapidement – c’est une fonctionnalité indispensable pour une solution à l’intention des professionnels du droit.

Signature électronique

De nos jours, il est essentiel de pouvoir collecter des signatures sans pour autant avoir besoin d’envoyer des documents physiques ou d’être dans la même salle que le client. Une fonctionnalité importante d’un système de gestion de documents est la capacité à créer rapidement et facilement de nouvelles signatures en utilisant la solution elle-même.

Accès aux documents en ligne

Souvent, les professionnels juridiques ont besoin d’accéder à leurs documents à distance et à tout moment. Si les documents juridiques sont stockés dans votre ordinateur au bureau ou sur les serveurs locaux au sein de votre entreprise, il peut être très difficile ou impossible d’y accéder à distance. L’accès par le cloud est, par conséquent, essentiel.