Maximiser le recouvrement des coûts de formation des intérimaires

Pour les agences d’intérim, il existe, depuis quelque temps, une disposition dans la convention collective de travail qui leur permet de récupérer une partie du coût de formation des intérimaires. Celle-ci s’applique à la formation « sur le tas » chez l’employeur, à la formation organisée par l’agence d’intérim elle-même et à la formation dispensée par un centre de formation externe.

Les montants qui peuvent être récupérés ne sont pas minimes. Pour les formations par l’employeur, cela peut aller jusqu’à 139 EUR par jour. Si la formation est dispensée par une organisation externe, le montant peut s’élever à 226 EUR par jour. Un maximum de 2 100 EUR par formation et par travailleur intérimaire s’applique cependant.

Ces demandes de remboursement peuvent être déposées auprès du Fonds social des intérimaires, sous réserve de la présentation de certains documents. En plus du bulletin de salaire ou de la facture de la formation, il faut également d’un formulaire du Fonds Social lui-même : un document de type “ V1” pour les cours de formation « sur le tas », un document de type “V2” pour la formation par l’agence d’intérim et un document de type “V3” pour la formation par des centres externes. Ces documents doivent contenir certains détails sur le travailleur intérimaire, une description de la formation et les coordonnées de l’employeur /de l’agence d’intérim/du centre de formation et ils doivent également être signés par le travailleur intérimaire.

Tout cela semble à présent clair et simple. Mais comment s’assurer que ces documents soient bien remplis et signés par l’intérimaire ? Ces formulaires existent au format PDF ou sur papier et peuvent donc être envoyés par email ou complétés manuellement et remis. Mais ce processus prend tellement de temps et implique déjà tellement de travail et de manipulations qu’en pratique il s’avère très difficile à appliquer. De plus, le travailleur intérimaire lui-même n’a absolument aucun intérêt à faire cet effort. C’est entièrement dans l’intérêt de l’agence d’intérim qui risque de passer à côté d’importantes sommes d’argent.

Alors que nos clients ne recevaient que 10 à 15 % de ces documents signés, nous constatons aujourd’hui un taux de réussite de 70 à 75 %. Nous sommes donc extrêmement heureux de pouvoir aider efficacement nos clients à cet égard. Le montant qu’ils récupèrent de cette manière est beaucoup plus élevé que le coût de la plate-forme CheckHub et ils économisent aussi beaucoup de temps et d’argent sur ce que le  processus coûtait dans le passé.

Ensemble, avec nos clients, nous avons commencé à chercher comment trouver des solutions le mieux possible via la plate-forme CheckHub. Ensemble nous avons intégré ces documents V1, V2 et V3 sur notre plateforme de manière à les proposer sous un format numérique à l’intérimaire pour qu’il les signe.

Les formulaires ont été simplifiés, avec l’approbation du Fonds Social. Les données qui doivent y figurer sont automatiquement renseignées en fournissant ces données via API ou par simple import Excel. Par exemple, l’intérimaire, mais aussi l’agence d’intérim, n’ont aucune information à saisir manuellement.

L’envoi d’un e-mail et/ou d’un SMS à l’intérimaire est également entièrement automatisé avec la plateforme CheckHub. L’intérimaire reçoit un email ou un SMS, au nom de l’agence d’intérim, contenant un lien sécurisé unique. Depuis n’importe quel appareil, il/elle peut cliquer sur ce lien et toujours arriver sur une page claire où les documents V1, V2 ou V3 peuvent être ouverts. Nous avons optimisé les documents de telle manière que tout soit immédiatement visible à l’ouverture. Il suffit à l’intérimaire de signer avec son doigt sur son smartphone ou avec la souris sur son ordinateur, dans un champ qui est aussi immédiatement visible et facile à remplir.

Peter Van Heeke, PDG de CheckHub, a commenté les résultats : « Alors que nos clients ne recevaient auparavant que 10 à 15 % de ces documents signés, nous constatons maintenant un taux de réussite de 70 à 75 %. Nous sommes donc extrêmement heureux de pouvoir aider efficacement nos clients à cet égard. Le montant qu’ils récupèrent de cette manière est beaucoup plus élevé que le coût de la plate-forme CheckHub et ils économisent également beaucoup de temps et d’argent sur ce que le processus coûtait dans le passé.

Les résultats semblent même s’améliorer. Les clients apprennent par expérience comment optimiser la communication à ce sujet auprès des intérimaires afin d’obtenir un taux de réponse encore plus élevé.

En raison de l’expérience que CheckHub a déjà avec ces documents, les clients peuvent commencer à les utiliser très rapidement et facilement. C’est possible en utilisant notre solution SaaS.

Vous trouverez plus d’informations sur ces documents et le Fonds Social pour les Travailleurs Temporaires ici :

https://www.fondsinterim.be/u-bent-werkgever/trekkingsrechten-vorming/