Six conseils pour travailler de manière efficace en 2022 grâce au digital
Après 2 années où tous les projecteurs étaient tournés sur la pandémie et les risques physiques liés à la Covid-19, il est maintenant grand temps de mettre l’accent sur la digitalisation des échanges papiers dans les entreprises.
Les avantages du zéro-papier en entreprise, quelques chiffres intéressants :
- 45% des travaux d’impression terminent à la poubelle.
- 40% du temps d’un employé est consacré à la gestion de documents papiers.
- 80% des sociétés sondées souhaitent augmenter la digitalisation de leurs professions.
L’utilisation des outils en ligne pour aider dans la digitalisation des entreprises
Les signatures de contrats
Pourquoi voudriez-vous encore signer vos contrats de manière physique ? Une signature papier nécessite soit un rendez-vous, soit l’envoi de courrier (et de rappels !). De plus, cela rallonge le temps de signature et vous oblige à attendre cette étape clé avant de pouvoir commencer une collaboration.
De nos jours, de nombreuses solutions en ligne existent. D’ailleurs, la plupart d’entre elles sont agrées « eIDAS » ( qui est un certificat Européen sur l’identification électronique), cela veut dire qu’elles authentifient les signatures et qu’elles ont donc la valeur légale nécessaire pour commencer une collaboration (contrat de travail, contrat d’entreprise, offre, devis, …). Les solutions en ligne les plus connues sont HelloSign et DocuSign.
Partage d’informations – Archivage
L’archivage papier s’avère souvent être source de perte d’informations ainsi que de perte de temps nécessaire à retrouver l’information archivée. Avez-vous marre des armoires remplies de classeurs, des feuilles volantes, et de l’impossibilité de rechercher une information à distance ? Optez pour une solution d’archivage en ligne comme Dropbox, ou Google Drive.
Facturation en ligne
Savez-vous combien de factures papiers sont encore envoyées par courrier en 2022 ? Vous seriez étonné ! Un tiers des sociétés sondées sont encore au format papier concernant l’envoi de factures. Ceci engendre des couts d’envois, des retards de paiement et la nécessité de renvoyer des courriers de rappels. Des solutions comme Odoo, Stripe ou Zervant, permettent de facilement automatiser la création et l’envoi des factures et de collecter les paiements en ligne. Des programmes de comptabilité vous permettront par la suite de relier directement les factures digitales à votre service de comptabilité.
La prise de notes
Cela peut paraittre tout à fait insensé que plus de 80% des professionnels prennent encore leur note sur des feuilles papier.
Il est vrai que les notes sont très personnelles et qu’on aime souvent y associer des schémas ou dessins afin de mieux se souvenir d’un processus ou d’une idée. Toutefois, la plupart des solutions en ligne tel qu’Evernote,permettent de prendre note avec un stylet sur une tablette et d’y rajouter une série de dessins et schémas.
La gestion de vos relations clients
De nos jours, les clients s’attendent à recevoir le meilleur service et les sociétés ne peuvent plus se permettre de ne pas traiter leurs clients comme s’ils étaient les seuls. Pour se faire, une gestion de base de données clients et des communications doit se faire par une équipe dédiée afin d’offrir le meilleur service.
Hubspot est certainement l’outil en ligne de gestion de clients qui excelle en la matière. Cette société américaine est considérée comme la Rolls Royce de la relation client. Mais… Rien n’est gratuit, et c’est d’autant plus le cas pour Hubspot. Les PME peuvent bénéficier de leur tarification dédiée afin d’obtenir une réduction durant les premières années d’utilisation.
La constitution de dossiers
Avez-vous déjà constitué un dossier pour un client ou un futur employé ? Tous ceux qui ont déjà été confronté à cette tâche vous diront à quel point il est difficile de garder la rigueur nécessaire afin d’avoir chaque dossier complet en temps et en heure, et sans erreur. La constitution de dossiers est pratiquement toujours constituée de 5 étapes :
- La récolte de documents (documents d’identité, permis, certificats, diplômes, document clients…)
- La vérification des documents récoltés
- L’archivage des documents
- L’encodage d’informations dans des logiciels ou formulaires
- La signature des contrats et formulaires ou la demande d’acceptation de règlements et chartes
CheckHub est votre allié pour automatiser toutes ces taches afin de ne plus avoir d’erreur et de regarder vos dossiers de clients ou d’employés de constituer automatiquement. L’outil en ligne dispose de relances automatisées par sms et mail, la lecture optique de documents, la possibilité de créer des checklists par requête, d’accepter des chartes et règlements internes et de récolter des informations à l’aide de formulaires préremplis et intelligents.