Un gain de temps de 60 % et une archive numérique complète pour le groupe ASAP HR.

ASAP HR Group a été l’une des premières entreprises de recrutement à adopter l’intégration PratoFlex – CheckHub au début de l’année 2021. C’est avec grand plaisir que Joeri Schutters, directeur informatique chez ASAP HR Group, souhaite partager son expérience et sa perspective sur cette solution.

Bonjour Joeri ! Pourquoi cherchiez-vous en fait une plateforme pour collecter des documents de manière digitale ?

Avant de nous tourner vers vous, nous avions une situation où des formulaires tels que les lettres d’intention et les formulaires d’inscription étaient encore imprimés et remplis sur papier. Ces documents étaient ensuite scannés par le consultant et envoyés dans la boîte de réception du consultant par e-mail. Ensuite, ces documents devaient encore être stockés manuellement dans PratoFlex. Un consultant passait environ dix minutes sur chaque document, impliquant beaucoup d’allers-retours entre les imprimantes et les scanners.

De plus, nous demandions également de nombreux autres documents à nos travailleurs temporaires, tels que certains certificats, des documents d’identification et d’autres attestations. Le même processus manuel fastidieux sur papier s’appliquait également ici. De plus, nous n’avions absolument aucun contrôle sur la qualité des documents soumis. Un permis de conduire était-il réellement un permis de conduire ? Ce document était-il encore valide et lisible ? Un certificat spécifique était-il le document correct ? De plus, ces documents étaient souvent stockés et classés de manière incorrecte. Aucune convention de nommage fixe n’était utilisée pour localiser facilement les documents.

Donc, nous avons commencé à chercher une solution qui permettrait d’économiser beaucoup de temps à nos consultants et de nous assurer que nous disposions des documents corrects et d’un dossier complet pour tous les travailleurs temporaires dans notre système. La combinaison de CheckHub intégré à PratoFlex nous a offert la plateforme idéale à cet effet. Le fait que l’expérience utilisateur pour les consultants et, surtout, pour les travailleurs temporaires s’est améliorée de manière significative était également un développement très positif.

Bien sûr, tout a commencé par la création de votre compte sur la plateforme CheckHub pour commencer. Comment avez-vous vécu le processus de préparation et de démarrage ?

En tant que l’un des premiers clients de cette intégration avec ASAP, nous avons ouvert la voie. CheckHub a été l’une des premières intégrations développées en utilisant la nouvelle API de Prato. Nous avons fait un peu de travail pionnier dont d’autres clients bénéficient maintenant. Heureusement, la plateforme CheckHub était déjà en place, et la documentation de l’API et les normes étaient très bonnes et professionnelles, donc ce processus n’a pas pris trop de temps. Cependant, puisque l’intégration de l’API entre PratoFlex et CheckHub n’était pas encore disponible, nous avons dû fournir beaucoup d’informations pour définir le flux le plus efficace, déterminer les déclencheurs appropriés et spécifier où (et pendant combien de temps) certains documents devraient être conservés.

Pour la configuration du compte lui-même, nous avons eu un appel de lancement avec vous de moins d’une heure pour discuter de la meilleure configuration pour nous. Ensuite, il était facile pour nous de vous envoyer les bons documents que nous utilisions, ainsi que les textes et autres informations pour la plateforme. Quelques jours plus tard, tout était prêt, et nous avons pu commencer les tests.

S’il y a un problème ou un ajustement particulier nécessaire, comment vous et vos collègues vivez-vous le service client et le niveau de service ?

Je ne pense pas qu’il y ait eu de réels problèmes jusqu’à aujourd’hui. Par exemple, à ma connaissance, il n’y a jamais eu d’interruption sur votre plateforme. Mes collègues me disent que les réponses sont très rapides lorsque des ajustements spécifiques sont nécessaires. La réponse vient généralement le même jour. Vous êtes très accessible, et les solutions sont livrées efficacement.

La mise en place de l’intégration PratoFlex – CheckHub a été bien faite, et il est facile et flexible d’ajouter de nouvelles choses comme de nouveaux types de documents ou des formulaires que nous voulons gérer dans le même flux avec les travailleurs temporaires. Nos utilisateurs peuvent se connecter à votre plateforme pour apporter certaines modifications eux-mêmes.

Et peut-être la question la plus importante à poser : quels sont les principaux avantages que vous avez pu réaliser aujourd’hui grâce à l’intégration PratoFlex – CheckHub ?

Le résultat le plus mesurable est le gain de temps que nous avons maintenant lors des enregistrements. Il s’agit d’environ 60 %. Ainsi, nos consultants peuvent consacrer beaucoup plus de temps à l’appariement et au placement correct des candidats, ce qui rend nos clients plus satisfaits. De plus, nos dossiers sont beaucoup plus complets. Sans investir de temps ni d’efforts supplémentaires, nous disposons d’une archive numérique plus complète. Cela offre une grande tranquillité d’esprit en termes de conformité, et s’il y a jamais un audit pour vérifier si nous disposons de tous les documents corrects pour tous les candidats et si nous avons effectué les vérifications nécessaires.

Dès le départ, les consultants sont très satisfaits du fait que toute la charge administrative de gestion des documents a été supprimée. De plus, la transition s’est déroulée très facilement. Peu d’ajustements ont été nécessaires, et les consultants ont pu continuer à travailler de manière transparente depuis PratoFlex. La seule tâche manuelle qu’ils doivent faire maintenant est de cocher une case à côté des documents requis, et à partir de là, le processus est entièrement automatique. À la fin de ce processus, les documents corrects avec les bons noms se trouvent dans les dossiers appropriés de PratoFlex.

Une idée d’amélioration est que bien que tout soit désormais dans PratoFlex, nous n’avons pas une vue d’ensemble (comme un tableau de bord) des documents demandés à quel moment. Dans l’intégration que nous avons réalisée avec CheckHub via notre ATS (oui, nous sommes effectivement allés plus loin et avons intégré CheckHub avec notre ATS pour maximiser l’efficacité), il y a, par exemple, un tel tableau de bord intégré, permettant aux consultants de voir ce qui a été demandé et fourni en un coup d’œil.

Une chose que je tiens absolument à mentionner, c’est que la

possibilité de valider automatiquement les documents via la plateforme CheckHub est l’un des éléments les plus importants qui nous permet d’atteindre l’efficacité et les économies de temps dont nous avons parlé précédemment. Le fait que nous soyons maintenant certains qu’un certificat, un permis de conduire, une carte d’identité soumis… sont bien les documents corrects, valides et lisibles simplifie grandement le processus pour le consultant. De plus, notre qualité de données s’est considérablement améliorée, et nous sommes également dans une bien meilleure position juridique car nos dossiers sont désormais complets (en temps opportun).