Le client est une des plus grosses sociétés de recrutement en Europe. Cette société, dans sa division sur le territoire belge, manipule près d’1 million de documents par an. Les documents concernés comprennent: des cartes d’identité, curriculum vitae, diplômes, permis de conduire, parmi d’autres. CheckHub automatise avec succès le processus de collecte et validation de ces documents auprès des candidats. L’économie de temps du département administratif (30 FTE) de cette société est estimé être de 60%. Cela avoisine une économie de couts de 900.000€ par an.

Les défis:

La société était confrontée à un nombre infini de tâches manuelles comme les demandes, validations et les traitements des documents des potentiels futurs candidats. Ces taches étaient sujettes à de nombreuses erreurs humaines, pas uniquement de la part des employés de la société, mais aussi (et surtout) de la parts des candidats. Sur le long terme, la société souffrait paradoxalement de son propre succès: avec une base de candidats grandissante, l’effort administratif était grandissant également.

La solution:

Le client compris qu’une transformation digitale était absolument indispensable afin de digitaliser et automatiser le processus complet de gestion de documents, et en monétiser le contenu. La société a choisi d’intégrer CheckHub avec la technologie SQS d’AWS, un système de transfert de données similaire à une intégration API. Cette intégration a débouché sur l’élaboration des fonctionnalités suivantes:

  • Mise en place d’un portail personnalisé aux logos et couleurs de la société, accessible à partir d’un ordinateur, smartphone ou tablette
  • L’envoi de rappels par mails et sms aux candidats.
  • Pas d’application à télécharger. Connection au portail via un lien personnalisé et sécurisé qui ne nécessite ni identifiants, ni mots de passe.
  • Validation optique des documents.
  • Restriction automatique des types et formats de documents lors du téléchargement.
  • Documents recto et verso automatiquement compilés en un seul document.
  • Renommage des documents sur base des règles de nomenclature internes à la société.
  • Tout les documents renvoyés en temps réel sur les serveurs du client.
  • Intégration totale dans leur interface de programmation

 

Les résultats:

Grâce à l’intégration de CheckHub par le client, les résultats et constatations ont été les suivants:

  • Intégration de 1 mois et demi.
  • Réduction de 60% du temps passé sur les tâches administratives.
  • Le temps total passé sur les tâches administratives avant l’intégration de CheckHub était estimé à 18 ETP (Equivalents Temps Plein)
  • Un coût moyen par ETP pour cette position était de 50.000€ par an
  • Une économie de coûts de 900.000€ par an