Les Cliniques de l’Europe est un groupe hospitalier regroupant trois cliniques sur trois sites différents. L’ensemble des cliniques est constitué de 2.500 collaborateurs. Constamment, de nouveaux médecins et assistants sont amenés à effectuer leurs services au sein de l’établissement.

Les défis

A chaque fois qu’un nouveau médecin ou assistant rentre dans un aspect contractuel avec les cliniques, celles-ci doivent lui demander une multitude de documents différents. Les exemples de documents sont les suivants : Diplôme de Médecine, Visa Diplôme de Médecine, Diplôme de spécialisation, Agrément pour porter le titre de spécialisation, Attestation de l’INAMI avec numéro d’INAMI provisoire ou définitif, Inscription à l’Ordre des Médecins, Carte d’Identité, Casier Judiciaire, Photo pour badge, Preuve d’accréditation (INAMI), Statut de Société Professionnelle…

De plus, les cliniques doivent aussi collecter une série de données à travers des fiches de renseignement auprès des médecins et assistants. Les exemples de données collectées sont les suivants : Numéro de compte bancaire, Numéro de téléphone portable, Langue, Données d’accréditation, Convention Mutualiste, Périodes d’honoraires, Date de début d’activité, Numéro d’entreprise, etc.

“Ceci totalise près de 10h de travail par semaine”

Le groupe hospitalier doit ainsi collecter et traiter toutes ces informations manuellement, par l’intermédiaire de son secrétariat composé de 3 temps plein. Ceci totalise près de 10h de travail par semaine.

La solution

Les Cliniques de l’Europe automatisent aujourd’hui ces tâches répétitives et abondantes grâce à CheckHub. Le choix a été fait d’utiliser la plateforme en ligne « SaaS » (Software-as-a-Service). Pour commencer, le secrétariat créé les nouveaux profils en y ajoutant les noms, prénoms, adresse mail et téléphone des médecins et assistants. Ensuite, des formulaires automatisés sont envoyés aux personnes concernées afin de récolter toutes les informations nécessaires relatives à son entrée en service. Cela va des données d’Accréditation et de Convention Mutualiste jusqu’à la taille nécessaire pour la blouse de travail.

Parallèlement à l’envoi de formulaires, les documents nécessaires sont récoltés et des rappels automatisés par mails et sms sont envoyés jusqu’à ce que le dossier soit complet.

Afin de procéder à l’envoi de documents et des formulaires complétés, le médecin ou assistant reçoit un accès à un profil individuel sécurisé qui ne nécessite qu’un clic afin d’y accéder. En effet, il n’y a ni application à télécharger, ni identifiant ni mot de passe à complété. Tout se fait via un lien unipersonnel sécurisé reçu par sms et par mail.

A chaque fois qu’un document est téléchargé par le nouvel entrant, il est validé par une lecture optique et les informations du document sont vérifiées et extraites de manière structurée. Lorsque le dossier est complet, les documents sont automatiquement convertis en PDF et renommés en accord avec les règles de nomenclature en vigueur aux Cliniques de l’Europe. Tandis que les informations extraites des documents et formulaires sont disponibles dans un fichier Excel qui peut ensuite être utilisé à d’autres fins au sein du groupe hospitalier; par exemple, afin de créer le badge permettant l’accès aux bâtiments.

“Le temps passé sur ces tâches administratives a pu être réduit de 80%”

En utilisant la version en ligne de CheckHub, il n’y a pas eu besoin d’intégrations informatique du côté du client. Le secrétariat des Cliniques a donc pu utiliser la solution dès le lendemain de l’inscription sur notre site. Le temps passé sur ces tâches administratives a pu être réduit de 80%.