Le client francophone est une étude notariale de 15 collaborateurs. Les collaborateurs (assistants et juristes) sont confrontés quotidiennement à la manipulation d’un grand nombre de documents à collecter auprès des clients de l’étude.

Par exemple, dans le cadre d’un acte de vente d’un bien immeuble, les documents obligatoires suivants vont être demandés : le titre de propriété, la carte d’identité, la déclaration de succession, le certificat PEB, le controle électrique et le dossier intérvention ultérieure. Les documents additionnels au dossier sont les suivants, en fonction des cas: le permis d’urbanisme, le certificat des panneaux solaires, une copie du bail, les crédits en cours, l’accusé Classe 3 (citerne à mazout), l’acte de base, une copie des statuts et le certificat de conformité.

Un autre exemple de cas est l’acte de succession. Dans ce cas-ci, les documents obligatoires démandés au client seront les suivants: l’acte de décès, la déclaration de succession, le testament, les factures de succession et la composition de ménage. Les documents additionnels comprendront, selon les cas; le carnet de mariage, le contrat d’assurance incendie, le contrat d’assurance vie, le contrat de financement de véhicule, le contrat de mariage et l’acte de donation d’immeuble si endéans les 3 ans.

Le client manipule près de 200 documents par jour.

Les défis:

La société était confrontée à une multitude de tâches manuelles liées à la collecte d’information via des listes de questionnaires manuels. Souvent, les réponses à ces questionnaires étaient données oralement par le client et inscrit par écrit par le collaborateur de l’étude. Ce qui, dans certains cas, créait des erreurs. Lors d’une erreur, le client avait tendance à remettre la faute sur le collaborateur alors que dans le majorité des cas, l’erreur résultait d’un manque d’information ou de clarté de la part du client.

Une fois que les informations étaient récoltées, les collaborateurs de l’étude devaient continuer la constitution du dossier en récoltant tout les documents nécessaires, comme ceux énumérés ci-avant.

Les tâches manuelles répétitives accomplies par l’étude étaient les suivantes:

  • Récolte d’informations sur le dossier et éventuellement soumission d’un document-formulaire par mail
  • Réception des appels de clients pour répondre aux questions
  • Nombreux échanges de mails pour la récolte de documents
  • Vérification et validation des documents reçus
  • Renommage et conversion en pdf des documents reçus
  • Classification des documents en interne ou dans un programme de gestion de documents (CSID, SDP, DataConsult,…)

La solution:

Cette étude notariale utilise maintenant la plateforme CheckHub en ligne à partir de laquelle tout les formulaires et documents sont échangés de manière automatisée. Les clients peuvent poser leurs questions directement via leur profil et des rappels automatisés leur sont envoyés de manière personnalisée.

Le Notaire peut maintenant passer plus de temps à sa mission principale qui est de conseiller et accompagner les citoyens de manière personnelle. Les rendez-vous physiques inutile sont éviter, ce qui permet aussi une meilleure gestion des risques liées à la Covid-19.

Les avantages que le client a pu retirer grâce à l’utilisation de CheckHub sont les suivants:

  • Reconcentration sur la mission de conseil au citoyen de manière plus personnelle et plus efficace
  • Réduction de 50% du temps passé sur les taches administratives
  • Meilleure expérience client