Automatische documentverwerking

Ik heb ervoor gekozen om specifieks en expliciet te schrijven over automatische documentverwerking. De reden is simpel: het onderwerp automatische documentverwerking is niet het meest sexy onderwerp dat er is. Maar het is misschien wel het meest onderschatte onderwerp. Zeker binnen de boardroom. Automatische documentverwerking, dat moet It-gerelateerd zijn. Als de CTO er niets over zegt, dan moet het van minder of zelfs geen belang zijn. Zou de CFO of CEO hetzelfde denken over de 900K die we hebben gespaard voor een van onze klanten? En dat is jaarlijks en slechts één jaar. Dat is toch een stuk interessanter..?

De basisprincipes van documentautomatisering en de juiste oplossing

De term verklapt het uiteraard al; documentautomatisering is het automatiseren van je documentstroom. We hebben documenten die van A naar B gaan. Het automatiseren van het verzenden, ontvangen en verwerken van deze documenten vormt de basis voor documentautomatisering c.q. automatische documentverwerking. Dat is vrij eenvoudig toch. Maar de duivel zit in de details zoals ze zeggen. De manier waarop je de documentstroom automatiseert en de details die u in de automatisering invoert, is de daadwerkelijke sleutel tot succes. Betekent dit dat het een vreselijke taak is om je documentstroom te automatiseren? Dat is een grote NEE. 

Laten we het voorbeeld nemen van CRM (Customer Relationship Management) dat veel overeenkomsten vertoont met het proces van automatische documentverwerking. Het is al een tijdje bewezen dat CRM bijdraagt ​​aan een winstgevender en succesvoller bedrijf. Gelukkig hoef je geen eigen CRM-systeem te ontwikkelen. We hebben mensen die dat voor ons doen. Met een behoorlijke hoeveelheid en kwaliteit aan spelers kunnen kleinere en grotere organisaties profiteren van de vruchten van klantrelatiebeheer. De juiste acceptatie, configuratie en gebruik van het CRM-systeem zijn uiteindelijk echter de belangrijkste beslissingsfactoren om als organisatie meer succes te hebben of niet.

Als we rekening houden met deze factoren en principes, zijn we ook daadwerkelijk in staat om de principes voor een goede documentautomatiseringsoplossing op te stellen. Ik heb de meest belangrijke samengevat:

• De oplossing moet toegankelijk zijn voor zowel grote als kleine organisaties. Dat betekent:
  • dat de investering / prijsstelling 100% in lijn moet zijn met de gecreëerde waarde van de oplossing.
  • een gemakkelijke integratie zonder verschrikkelijke  en kostbare consultancydiensten en onnodig maatwerk.
  • Dat de oplossing branchespecifieke kenmerken / voordelen moet bieden om echt van waarde te zijn voor specifieke organisaties.
• De oplossing zou een bijna out-of-the-box oplossing moeten bieden die al een primair voordeel geeft met een minimale configuratie. Een voorbeeld is gewoon focussen op het automatiseren van de levering en ondertekening van documenten zonder enige inmenging in de documentverwerking / -afhandeling. 
• De oplossing moet een gebruiksvriendelijke oplossing zijn met een bescheiden leercurve. Er zijn geen uitgebreide tutorials nodig om de voordelen van een oplossing als zodanig te kunnen benutten.

Documentautomatisering – Wat nu..?

Op dit punt mag je verwachten dat ik onze CheckHub-oplossing aan jou ga proberen te verkopen. Maar, pertinent niet. Ja natuurlijk, we hebben CheckHub ontworpen en we verbeteren CheckHub continu met deze basisprincipes in onze gedachten. Maar dat is niet mijn punt. Mijn punt is om documentautomatisering serieus te nemen. Je bent wellicht niet zo groot om een ​​kostenbesparing 900.000 euro per jaar te realiseren, maar dit aantal toont wel aan dat documentautomatisering een serieuze zaak is en dat er nog veel mogelijkheden zijn. Mogelijkheden waar je eigen organisatie waarschijnlijk nog niet de vruchten van plukt.

Ik moedig je van harte aan aan om wat onderzoek te doen naar het onderwerp van documentautomatisering. Kijk kritisch naar je interne organisatie en probeer uit te vinden hoe je de eerste stappen kan zetten bij het implementeren van je eigen automatiseringsproces. Als je de grondbeginselen in gedachten houdt en een oplossing kiest die bij deze grondbeginselen past, ben je absoluut verzekerd van succes. 

Voor vragen over deze zaken gerust contact met mij op.

Richard
richard [@] checkhub.io