Documentautomatisering: Checklist voor legal professionals

Legal professionals weten dat het nodige papierwerk en administratie een intrinsiek onderdeel is van de job. Dit zal nooit veranderen. Tenminste, de noodzaak van documenten, formulieren en contracten etc. De vorm zal wel veranderen. Sterker nog, dit is al aan het veranderen. Steeds meer legal professionals maken gebruik van documentautomatisering. Binnen de juridische sector faciliteert documentautomatisering onder andere een gecentraliseerd proces voor het produceren van brieven, overeenkomsten, moties, pleidooien, rekeningen, facturen en andere juridische documenten. Simpel gezegd helpt documentautomatisering bij het creëren en/of verwerken van een groot aantal documenten in een relatief korte tijd. Dit allemaal met behoud en focus voor het eigen merk en compliancy.

Automatisering van juridische documenten is essentieel voor het verbeteren en optimaliseren van de manier waarop legal professionals hun praktijk runnen. Aan de andere kant zorgt documentbeheer ervoor dat het document gemakkelijk toegankelijk, goed georganiseerd en beveiligd is voor toekomstige toegang, bewerkingen en delen. Maar, wat is documentautomatisering voor legal professionals precies en waar moet je op letten?

Begin van de adoptie van documentautomatisering binnen je organisatie

Bij het kiezen van de juiste oplossing voor het beheer van jouw documentprocessen als legal professional, is het belangrijk om te overwegen hoe deze de geautomatiseerde documenten en beheertools zal integreren. Idealiter moeten advocaten gemakkelijk documenten kunnen aanmaken, bewerken en delen vanaf één locatie. Dit werkt als een portal voor alle documenten. Dit zorgt voor een enorme tijdsbesparing op perse routinetaken.

De checklist voor legal professionals

Bepaal je (organisatie)behoeften

Er zijn vijf zaken om in gedachten te houden als je als legal professional op zoek bent die naar de juiste oplossing voor het automatiseren van het maken en beheren van documenten voor je kantoor:

1. Budget

Een cruciale overweging bij elke beslissing zijn de kosten. Houd bij het kiezen van de oplossing rekening met de andere voordelen die bij de kosten moeten worden inbegrepen. Is de oplossing bijvoorbeeld gekoppeld aan een documentbeheersysteem of een handtekeningsysteem? Dit kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen.

2. De kosten voor de integratie van een nieuwe oplossing

De kosten van de integratie van een nieuwe oplossing zijn de totale tijd die wordt besteed aan het schakelen tussen verschillende software of applicaties. Als de oplossing voor het samenstellen van documenten die je overweegt niet rechtstreeks kan worden geïntegreerd met huidige systemen of software voor het beheer van juridische praktijken, verlies je mogelijk tijd met het heen en weer wisselen van elke toepassing.

3. Tijd en moeite die gemoeid zijn met de adoptie

Tijd is geld en legal professionals begrijpen dit beter dan de meesten. Daarom moeten professionals een oplossing kiezen dat eenvoudig en intuïtief is in te stellen en in de toekomst tijd bespaart..

Overweeg de volgende vragen bij het verkennen van de oplossing voor jouw firma:

• Hoeveel tijd ben je bereid te besteden aan het integreren van de oplossing voor documentautomatisering?
• Hoeveel en/of hoe vaak moet je bij dit proces betrokken zijn?
• Moet je iemand inhuren om dit voor je op te zetten, of kan je of iemand op kantoor hiervoor aanwijzen?
• Als je iemand moet inhuren, wat zijn de extra kosten?
• Hoe complex moet de oplossing zijn en wat heb je echt nodig aan complexiteit?

4. De oplossing en huidige processen

Legal professionals met bestaande applicaties, operationele processen, taken, deadlines en procedures moeten onderzoeken hoe goed een bepaalde documentautomatiseringsoplossing zal aansluiten op je bestaande processen en systemen. Om je praktijk c.q. firma soepel te laten verlopen, is een oplossing benodigd die goed aansluit bij de bestaande systematiek en opstelling.

5. Beveiliging

Bij gebruik van cloudgebaseerde oplossing worden alle gegevens gehost op een server van derden. Dit is vaak veiliger dan wanneer je het zelf opslaat als legal professional. Toch moet je wel op wat belangrijke zaken letten. Als legal professional is er een ethische verplichting om de dienstverlener door te lichten, zodat de informatie niet in verkeerde handen komt. Naast inzicht in wie verantwoordelijk is voor het hosten en opslaan van de gegevens, is het ook noodzakelijk om te begrijpen hoe de dienstverlener met de gegevens zullen omgaan, wie toegang heeft tot de gegevens, hoe robuust de servers zijn etc.

Waar moet je nog meer op letten?

Het vinden van de juiste oplossing voor documentautomatisering voor advocaten, is een belangrijke stap voor je organisatie. Enkele belangrijke kenmerken van goede software voor het automatiseren van onder andere juridische documenten moeten het volgende omvatten:

Gemeenschappelijke/routine juridische documenten in seconden voorbereiden

Dit is een vaak over-het-hoofd-gezien-vereiste van een goede oplossing voor documentautomatisering: de mogelijkheid om formulieren en documenten door middel van bijvoorbeeld dynamische formulieren snel voor te bereiden. Idealiter zouden zelfs de meest complexe documenten veel minder tijd in beslag nemen met de juiste oplossing voor documentautomatisering.

De juiste of geen limiet op het aantal documenten

Legal professionals hebben al veel aan hun hoofd, het laatste wat ze nodig hebben is de slepende gedachte aan een limiet en de zorg dat er mogelijk ruimtegebrek is. De juiste oplossing moet passen bij de organisatie. Een kleine organisatie heeft namelijk ook niets aan een oplossing zonder limiet die teveel kost.

Snel bestanden vinden

Legal professionals moeten zonder twijfel gemakkelijk en snel naar documenten kunnen zoeken – dit is een onmisbare functie van een oplossing die bedoeld is voor legal professionals. 

Elektronische handtekening

Het is tegenwoordig essentieel om handtekeningen te verzamelen zonder de noodzaak om fysieke documenten te verzenden of in dezelfde ruimte als de klant aanwezig te zijn. Een belangrijk kenmerk van goede oplossing voor documentbeheer is de mogelijkheid om snel en eenvoudig nieuw gemaakte tot het verzamelen van handtekeningen met behulp van de oplossing zelf..

Online toegang tot de documenten

Vaak moeten legal professionals op afstand en op elk moment toegang tot hun documenten hebben. Als de juridische documenten op je computer op kantoor of op lokale servers binnen uw bedrijf zijn opgeslagen, kan het erg moeilijk of onmogelijk zijn om op afstand toegang tot deze bestanden te krijgen.Toegang via de Cloud is dan ook eigenlijk onmisbaar.