Maximaliseer de recuperatie van de kosten van opleiding van uitzendkrachten

Voor de uitzendbedrijven bestaat al een tijdje een bepaling in de CAO die hen toelaat om een stuk van de kost van het opleiden van de uitzendkrachten te recupereren. Dit geldt voor zowel opleidingen ‘on the job’ bij de gebruiker, voor opleidingen georganiseerd door het uitzendbedrijf zelf als voor opleidingen verzorgd door een extern opleidingscentrum.

De bedragen die kunnen teruggevorderd worden zijn niet min. Voor opleidingen bij de gebruiker kan dit gaan tot 139 EUR per dag. Wordt de opleiding door een externe partij verzorgd kan dit oplopen tot 226 EUR per dag. Er geldt wel een maximum van 2.100 EUR per vorming per uitzendkracht.

Deze aanvragen voor terugbetaling kunnen worden gedaan bij het Sociaal Fonds voor de Uitzendkrachten mits het aanleveren van bepaalde documenten. Naast een loonfiche of de factuur van de opleiding, gaat het hier ook om een formulier van het Sociaal Fonds zelf: een document type ‘V1’ voor opleidingen ‘on the job’, een document type ‘V2’ voor opleidingen van het uitzendkantoor en een document type ‘V3’ voor opleiding door externe centra. Deze documenten moeten bepaalde gegevens van de uitzendkracht, een omschrijving van de opleiding en gegevens van de gebruiker/uitzendkantoor/opleidingscentrum bevatten en ook door de uitzendkracht worden ondertekend.

Dit lijkt nu allemaal duidelijk en eenvoudig. Maar hoe zorg je er nu voor dat deze documenten daadwerkelijk worden ingevuld én ondertekend door de uitzendkracht. Deze formulieren bestaan in pdf-formaat of op papier en kunnen dus via email verstuurd worden of manueel worden ingevuld en overhandigd. Maar dit is zo een tijdrovend proces en omvat al zoveel werk en manuele handelingen dat dit in praktijk heel moeilijk blijkt. Bovendien heeft de uitzendkracht er zelf helemaal geen belang bij om deze inspanning te leveren. Het is volledig in het belang van het uitzendbedrijf dat riskeert de terugbetaling van aanzienlijke bedragen mis te lopen.

Waar onze klanten vroeger slechts 10 à 15% van deze documenten getekend terug kregen, zien we nu een succes ratio van 70 à 75%. Wij zijn dus uitermate verheugd dat we onze klanten hier efficiënt kunnen bij helpen. Het bedrag dat ze zo recupereren is veel hoger dan de kost van het CheckHub platform en bovendien sparen ze enorm veel tijd en kosten uit die het proces vroeger zou gekost hebben.

Samen met onze klanten zijn wij gaan bekijken hoe we dit via het CheckHub platform zo goed mogelijk kunnen oplossen. We hebben samen deze V1, V2 en V3 documenten op ons platform geïntegreerd op een manier die het mogelijk maakt om deze digitaal aan te bieden aan de uitzendkracht om te ondertekenen.

De formulieren werden eenvoudiger gemaakt, met goedkeuring van het Sociaal Fonds. De gegevens die erop moeten aanwezig zijn worden automatisch ingevuld door de aanlevering van deze data via API of via eenvoudige excel-import. Zo moet de uitzendkracht, maar ook het uitzendbedrijf geen enkel stuk informatie nog manueel gaan ingeven.

Ook het versturen van een email en/of SMS naar de uitzendkracht wordt volledig geautomatiseerd met het CheckHub platform. De uitzendkracht krijgt een email of SMS binnen, in de branding van het uitzendbedrijf, met daarin een unieke beveiligde link. Van om het even welk toestel kan hij deze link klikken en komt hij/zij altijd op een duidelijk pagina waar het V1, V2 of V3 document geopend kan worden. Wij hebben het document zodanig geoptimaliseerd dat bij opening onmiddellijk alles duidelijk zichtbaar is. Het enige wat de uitzendkracht moet doen is een handtekening plaatsen met haar/zijn vinger op zijn smartphone of met de muis op haar/zijn computer, in een veld dat eveneens onmiddellijk zichtbaar is en makkelijk te vervolledigen.

Peter Van Heeke, CEO van CheckHub, gaf over de resultaten volgende commentaar: “Waar onze klanten vroeger slechts 10 à 15% van deze documenten getekend terug kregen, zien we nu een succes ratio van 70 à 75%. Wij zijn dus uitermate verheugd dat we onze klanten hier efficiënt kunnen bij helpen. Het bedrag dat ze zo recupereren is veel hoger dan de kost van het CheckHub platform en bovendien sparen ze enorm veel tijd en kosten uit die het proces vroeger zou gekost hebben.”

De resultaten lijken ook nog steeds beter te worden. De klanten leren uit ervaring hoe ze de communicatie rond dit onderwerp naar de uitzendkrachten nog kunnen optimaliseren om zo nog een hogere respons rate te krijgen.

Door de ervaring die CheckHub nu al heeft met deze documenten, kunnen klanten hier heel snel en eenvoudig mee aan de slag gaan. Dit kan door gebruik te maken van onze SaaS oplossing.

Meer info over deze documenten en het Sociaal Fonds van de Uitzendkrachten, vindt u hier:

https://www.fondsinterim.be/u-bent-werkgever/trekkingsrechten-vorming/