Zes tips om in 2022 effectief te werken dankzij digitaal
Na 2 jaar waarin alle schijnwerpers gericht waren op de pandemie en de fysieke risico’s van Covid-19, is het nu de hoogste tijd om ons te focussen op de digitalisering van documentuitwisseling binnen bedrijven.
Enkele interessante cijfers en voordelen van een digitale werkomgeving:
- 45% van de printopdrachten belandt in de prullenbak.
- 40% van de tijd van een werknemer wordt besteed aan het beheren van papieren documenten.
- 80% van de ondervraagde bedrijven wil de mate van digitalisering van de beroepen verhogen.
Het gebruik van online tools om te helpen bij de digitalisering van bedrijven
Contractondertekening
Waarom zou u uw contracten nog fysiek willen ondertekenen? Een papieren handtekening vereist ofwel een afspraak ofwel het versturen van brieven (en herinneringen!). Bovendien verlengt het de ondertekeningstijd en dwingt het je te wachten op deze belangrijke stap voordat je een samenwerking aan kunt gaan.
Tegenwoordig bestaat er een scala aan online oplossingen. Bovendien zijn de meeste “eIDAS”-compliant (wat een Europese compliancy is op het gebied van elektronische identificatie), wat betekent dat ze handtekeningen authenticeren en dus de nodige juridische waarde hebben om een samenwerking aan te gaan (werkcontract, bedrijfscontract, offerte, offerte, . ..). De bekendste online oplossingen zijn HelloSign en DocuSign.
Informatie delen – Archivering
Het archiveren van documenten is vaak een bron van informatieverlies en een verspilling van tijd die nodig is om de gearchiveerde informatie te vinden. Heb je genoeg van kasten vol dossiers, verloren papieren en de onmogelijkheid om op afstand informatie te zoeken? Kies voor een online archiveringsoplossing zoals Dropbox of Google Drive.
Online factureren
Weet u hoeveel papieren facturen er in 2022 nog per post worden verstuurd? Je zal je verbazen! Een derde van de ondervraagde bedrijven gebruikt nog steeds papieren facturen. Dit veroorzaakt verzendkosten, betalingsachterstanden en de noodzaak om herinneringsbrieven te sturen. Oplossingen zoals Odoo, Stripe of Zervant, stellen u in staat om eenvoudig het aanmaken en verzenden van facturen te automatiseren en om betalingen online te innen. Boekhoudprogramma’s stellen je verder dan in staat om digitale facturen direct te koppelen aan uw boekhoudafdeling.
Aantekeningen maken
Het is misschien niet logisch dat meer dan 80% van de professionals nog steeds aantekeningen op papier maakt.
Het is waar dat aantekeningen heel persoonlijk zijn en dat we vaak diagrammen of tekeningen associëren om een proces of een idee beter te onthouden. Met de meeste online oplossingen zoals Evernote kunt u echter met een pen op een tablet aantekeningen maken en een reeks tekeningen en diagrammen toevoegen.
Uw klantrelaties beheren
De klanten van vandaag verwachten de beste service en bedrijven kunnen het zich niet langer veroorloven hun klanten niet te behandelen alsof ze de enige zijn. Om dit te doen, moeten een toegewijde klantendatabase en een CRM-team aanwezig zijn om de beste service te bieden.
Hubspot is zeker de online CRM-oplossing die op dit gebied uitblinkt. Dit Amerikaanse bedrijf wordt beschouwd als de Rolls Royce onder de klantenrelaties. Maar… Niets is gratis, en dat geldt nog meer voor Hubspot. MKB-bedrijven kunnen profiteren van hun speciale prijsstelling om korting te krijgen tijdens de eerste paar jaren van gebruik.
De samenstelling van dossiers
Heeft u wel eens een dossier samengesteld voor een opdrachtgever of een toekomstige medewerker? Iedereen die ooit met deze taak is geconfronteerd, zal u vertellen hoe moeilijk het is om de nodige nauwkeurigheid te bewaren om elk dossier op tijd en foutloos af te ronden. Er zijn bijna altijd 5 stappen in het proces voor het aanmaken van bestanden:
- Verzamelen van documenten (identiteitsdocumenten, vergunningen, certificaten, diploma’s, klantdocumenten…)
- Verificatie van de verzamelde documenten
- Archivering van documenten
- Het coderen van informatie in software of formulieren
- Ondertekenen van contracten en formulieren of verzoeken om acceptatie van reglementen en charters
CheckHub is uw bondgenoot om al deze taken te automatiseren om geen fouten meer te maken en om uw klanten- of werknemersdossiers automatisch te zien opbouwen. De online tool biedt geautomatiseerde herinneringen per sms en e-mail, het scannen van documenten, de mogelijkheid om op verzoek checklists te maken, interne charters en voorschriften te accepteren en informatie te verzamelen met behulp van vooraf ingevulde en intelligente formulieren.