Technologie als wondermiddel voor het inzamelen van documenten

“Beam me up, Scotty!”

Eind vorige eeuw toonde de iconische Startrek-serie al een eenvoudig manier op mensen ‘op te stralen’ naar een andere locatie. Dan moet het vandaag toch ook zeker al mogelijk zijn om documenten heel eenvoudig op te ‘stralen’. Toch zien we veel bedrijven – vooral die in financiële dienstverlening, juridische sector, verzekeringen, personeelszaken en academische wereld – nog steeds e-mail gebruiken om documenten en andere informatie van hun klanten, werknemers en studenten op te vragen. Velen zouden wat magie voor het verzamelen van documenten kunnen gebruiken om het arbeidsintensieve proces, dat doorgaans eindeloos papierwerk, heen en weer sturen van formulieren en handtekeningen omvat, te stroomlijnen.

Het tovermiddel voor het verzamelen van documenten

Digitale tools en klantportalen kunnen dit omslachtige en vaak foutgevoelige proces stroomlijnen, verwerkingsfouten verminderen en de efficiëntie verbeteren, terwijl de gegevens veilig en conform blijven. Online klantportalen worden de nieuwe standaard voor het verzamelen van documenten, het verbeteren van de productiviteit en het elimineren van potentiële beveiligingsrisico’s die gepaard gaan met het verzenden van gevoelige gegevens via e-mail. Digitale platformen zoals CheckHub zijn geen magie, maar ze kunnen het verzamelen en beheren van documenten op een veilige en probleemloze manier automatiseren en vereenvoudigen.

Allemaal aan boord van de Startrek CheckHub express

De kracht van het portaal

Cloudgebaseerde digitale portalen helpen bedrijven om kosten te verlagen, efficiëntie te verhogen en de klantervaring te verbeteren. CheckHub kan bijvoorbeeld enorme hoeveelheden gegevens, formulieren en bestanden opslaan en ordenen, allemaal in een archief die eenvoudig en intuïtief kan worden beheerd. Met geautomatiseerde documentverzameling is er geen tovermiddel nodig om:

• Makkelijk documenten in te zamelen – zelfs middels eenvoudig nemen van een foto met de smartphone
• Documenten automatisch te valideren en ook data uit te lezen uit deze documenten zodat die niet meer manueel moet overgetypt worden
• Formulieren op het digitaal geoptimaliseerde manier aanbieden aan uw klanten zodat ze die via om het even welk device gebruiksvriendelijk kunnen invullen en tekenen
• Documenten te converteren, samen voegen en hernoemen zodat dit niet meer manueel moet gebeuren
• Een integratie te maken met uw bestaande software voor een naadloze ervaring

Het klantenportaal van CheckHub voor het aanvragen van documenten – vijf redenen waarom ook uw bedrijf hier baat bij kan hebben

Stroomlijn bedrijfsprocessen.

Klantportalen die documenten verzamelen, kunnen bedrijfsprocessen stroomlijnen door het gemakkelijker en sneller te maken om de informatie die u nodig heeft van uw klanten en klanten te krijgen. Documenten worden gedigitaliseerd zodra ze door uw klantenportaal komen en vervolgens veilig opgeslagen op een server waartoe alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben.

Verzamel documenten veilig van overal ter wereld.

Klantportalen bieden een veilige en efficiënte manier om op afstand documenten van klanten te verzamelen, waardoor de transittijd wordt verkort. Bovendien krijgen klanten door de automatische validatie onmiddellijk feedback of hun opgeladen document conform is of niet.

Verbeter de gegevensbeveiliging.

Als het gaat om het verzamelen van documenten, bieden klantportals verbeterde gegevensbeveiliging in vergelijking met e-mail. Klantportalen zijn veilig en versleuteld, zodat uw klanten erop kunnen vertrouwen dat hun informatie veilig is. En in tegenstelling tot e-mail, elimineren klantportalen de noodzaak om bijlagen te verzenden, waardoor het risico op geblokkeerde e-mail door spamfilters of ongewenste mappen wordt verminderd. Vaak wordt ‘vergeten’ dat email één va de meest onveilige manieren is om gegevens en documenten uit te wisselen. Emails verlaten de beveiligde server omgeving van bedrijven, belanden op verschillende mobiele toestellen en blijven daar vaak onbeveilgid staan en zijn heel gemakkelijk te onderscheppen.

Verhoog de klanttevredenheid.

Wanneer u een klantenportaal gebruikt, kunt u er zeker van zijn dat uw klanten de best mogelijke service en ervaring krijgen, waardoor het verzamelen van documenten eenvoudig en gemakkelijk wordt.

“Terwijl de wereld verschuift naar digitale oplossingen, is het van cruciaal belang dat uw informatie (klantgegevens, handelsgeheimen, enz.) veilig is. Documentbeheersystemen worden geleverd met ingebouwde beveiliging en toegangscontrole, zodat u bepaalt wie toegang heeft tot bepaalde documenten. Bovendien kun je alle activiteiten op een bepaald document zien”, zegt Business News Daily.

Bovendien is het voor uw klant veel duidelijker wat er allemaal aangeleverd moet worden: het staat op één overzichtelijk portaal! En niet in meerdere emails met talrijke attachments.

Uw eigen medewerkers ‘ontzorgen’.

Misschien is dit nog de belangrijkste reden. He ttijdperk waar het als ‘normaal’ werd gezien dat administratieve medewerkers bijna enkel bezig waren met het afhandelen van papieren documenten, emails met vele attachments, het scannen en manueel hernoemen en opslaan van documenten is voorbij! Laat ons eerlijk zijn: van deze taken wordt niemand echt gelukkig.

Wanneer u het personeel van uw organisatie een klantenportaal biedt, stelt u hen in staat om snel en gemakkelijk documenten te verzamelen. Dit bespaart tijd en geld, waardoor het proces voor iedereen efficiënter wordt. Zoek naar klantportaloplossingen die geautomatiseerde herinneringen bieden. Zo moeten ze nooit nog manueel dossiers gaan opvolgen en verhoogd u ook het aantal volledige dossier. Handig bij elke audit.

Als we het samenvatten wordt het wel erg simpel: het enige wat de administratieve medewerker nog moet doen is een vakje aanvinken in het reeds bestaande software pakket. Het digitale platform doet de rest. Op het einde van de rit staan de gevraagde documenten netjes in het juiste dossier.  Bedrijven die CheckHub gebruiken, zien een productiviteitsstijging van 35%. Ze besparen bovendien tot 80% op de administrieve kosten rond het afhandelen van documenten. Geloof ons niet op ons woord, luister naar de klanten van CheckHub.

Praten over digitale transformatie magie!