Randstad Group Belgium is de grootste werkgever en een voorkeurspartner voor klanten. De organisatie heeft 2.700 medewerkers over de hele wereld. In 2022 had Randstad Group Belgium een impact op het professionele leven van 180.000 mensen en heeft ruim 11.500 klanten geadviseerd over hun talentbehoeften. Binnen Randstad Group Belgium is Petra Arys als projectleider verantwoordelijk voor het verbeteren en optimaliseren van werkprocessen. Dit alles met betrekking tot compliancy inzake correcte tewerkstelling van talenten. Compliancy omvat het beheer van alle documenten die hiervoor nodig zijn. Arys: ”Als marktleider willen we garant staan voor een correcte tewerkstelling van onze talenten en het ontzorgen van onze klanten. Wanneer er een kandidaat opstart gaat hier een hele administratie aan vooraf, waarbij er nogal wat documenten dienen opgevraagd te worden. Het op orde krijgen en houden van deze documentatie was altijd zeer arbeidsintensief. Daarom wilden we dit proces zoveel mogelijk digitaliseren en automatiseren. We onderscheiden daarbij drie doelstellingen. Allereerst wilden we ervoor zorgen dat onze talenten de relevante documenten snel en eenvoudig in digitale vorm kunnen aanleveren. Ten tweede wilden we een verzekerde compliancy ten aanzien van een correcte tewerkstelling en ten derde wilden we de workload voor onze consultants verminderen. Toen we in contact kwamen met CheckHub realiseerden we ons dat al deze doelen binnen handbereik waren.” Inmiddels werken Randstad Group Belgium en CheckHub al geruime tijd nauw samen en zijn de eerdergenoemde doelstellingen gerealiseerd. Arys: “Een van de grootste successen is het feit dat we documenten nu volledig geautomatiseerd kunnen opvragen. Dit proces zorgt ervoor dat er automatisch een aanvraag wordt verstuurd via mail; Checkhub stuurt zelf reminders en controleert het document alvorens dit aan ons wordt afgeleverd. Dit zorgt voor betere compliancy en tijdswinst.” Dit alles is tot stand gekomen dankzij een intensieve samenwerking met de IT-afdeling van Randstad Group. Checkhub is op vandaag volledig geïntegreerd in de tooling van de Randstad Group en vormt als het ware een toegangspoort waarbij we ook klaar zijn voor de toekomst en nieuwe integraties”. Kenny Lamoot, Enterprise Architect voor Randstad Group Belgium: “Door de inzet van Checkhub zijn we bij Randstad Group Belgium in staat gesteld om het verzamelen van documenten van onze talenten aanzienlijk te vereenvoudigen en te uniformeren. De mogelijkheid om document-meta-data efficiënt te extraheren en te valideren heeft een aanzienlijke meerwaarde gecreëerd in onze werkprocessen. Deze innovatie heeft niet alleen onze interne efficiëntie verhoogd, maar heeft ook een direct positief effect gehad op de ervaring van onze consulenten, talenten en klanten”. In de loop der jaren heeft Randstad Group Belgium een nauwe relatie opgebouwd met het CheckHub team. Arys: “De ondersteuning vanuit CheckHub verloopt zeer goed. Als er vragen zijn worden deze direct opgepakt. We hebben korte lijnen en issues worden binnen de kortste keren opgelost.”
Testimonial
Job Talent is een Belgisch uitzendkantoor dat voor bedrijven op zoek gaat naar werknemers tot en met bachelorniveau. Wekelijks helpt Job Talent meer dan 250 bedrijven en 1000 uitzendkrachten door te zorgen voor de ideale match en persoonlijke opvolging. Job Talent is opgericht in 2010 en heeft 74 medewerkers. De laatste jaren is de administratieve druk op uitzendorganisaties enorm toegenomen. Vanwege nieuwe, vaak complexe wet- en regelgeving en uitgebreide interne processen en procedures moeten zij een veelheid aan gegevens verzamelen, valideren en verifiëren voor een grote verscheidenheid aan documenten en formulieren, waaronder arbeidsovereenkomsten, loonstrookjes en identiteitsverificaties. Deze informatie is vaak gefragmenteerd binnen de organisatie aanwezig en wordt in verschillende formaten aangeboden. Bovendien moet de informatie zeer nauwkeurig worden verwerkt, aangezien het om (gevoelige) persoonsgegevens gaat van medewerkers, klanten en gebruikers. Job Talent was daarom actief op zoek naar oplossingen om haar administratieve processen te automatiseren, repetitieve taken te elimineren, de productiviteit te verhogen en de kwaliteit en nauwkeurigheid van de gegevensverwerking te verbeteren. Jela Desfossés is HQ Manager binnen Job Talent. Zij coördineert de administratie, opleidingen, digitalisatie & IT en zij ondersteunt de HR-afdeling, onder meer op het gebied van sociale wetgeving en bij administratieve uitdagingen. Desfossés: “Via een van onze leveranciers kwam ik in contact met CheckHub. Ik zag een demo van het systeem dat zij ontwikkeld hadden en vond dit direct zeer interessant. Het was mij onmiddellijk duidelijk dat CheckHub ons zou kunnen helpen de papieren rompslomp te verminderen. Voordat we CheckHub gebruikten moesten kandidaten en uitzendkrachten vaak naar ons kantoor komen om documenten te tekenen. Maar niet iedereen kan zomaar langskomen. Mensen hebben drukke agenda’s, dus dat werkte lang niet altijd snel en efficiënt. Bovendien moest al die papieren informatie ergens opgeslagen worden en dan wel zodanig dat we het snel zouden kunnen terugvinden. Het was een behoorlijke uitdaging en zeer bewerkelijk om van alle kandidaten en uitzendkrachten complete files aan te leggen en in stand te houden. De business case voor digitalisering van het hele traject was dus eenvoudig te maken. Nadat ik goedkeuring van de board kreeg voor dit project ben ik direct van start gegaan.” De implementatie van CheckHub ging voorspoedig. Desfossés: “Binnen een paar uur was het systeem up & running. Uiteraard moesten we bepaalde zaken aanpassen, zodat alle documenten de Job Talent look & feel zouden hebben, maar de basisdocumenten hadden we uiteraard al op orde. We konden dus snel van start gaan met onze nieuwe manier van werken.” De uitzendkrachten waren blij met de volledig digitale manier van werken. Desfossés: “Zij hoeven niet voor allerlei administratieve zaken langs te komen bij een van onze vestigingen en kunnen veel zaken gewoon met hun smartphone regelen. Bovendien beschikt Job Talent dankzij CheckHub nu over een volledig digitaal archief, waar ze alle relevante informatie snel en eenvoudig kunnen terugvinden. Dat werkt uiteraard een stuk handiger dan voorheen, toen we allerlei papieren documentatie ontvingen. Voor Job Talent is deze manier van werken veel efficiënter. Bovendien is het onmogelijk om zaken te vergeten. De workflows in het systeem dwingen je om bepaalde zaken correct en volledig in te vullen of af te handelen. Ook stuurt het systeem automatisch herinneringen als zaken ontbreken. Dit heeft een positief effect op de kwaliteit van onze dienstverlening.“ Desfossés is bovendien erg blij met de milieuwinst die het gebruik van CheckHub oplevert. Desfossés: “We werken nu bijna volledig paperless. Dat scheelt een enorme hoeveelheid papier! Het is geweldig om op die manier met Job Talent ook een bijdrage te kunnen leveren aan een beter milieu!”
Met ASAP HR Group waren we op zoek naar een oplossing die onze consultants veel tijd zou besparen en ervoor zou zorgen dat we meer zekerheid hadden dat we de juiste documenten hadden en een compleet dossier in ons systeem voor alle tijdelijke medewerkers. De combinatie van CheckHub geïntegreerd met PratoFlex bood ons het ideale platform hiervoor. Het feit dat bovendien de gebruikerservaring voor zowel de consultants, maar ook en vooral voor de tijdelijke medewerkers zelf, een grote sprong voorwaarts maakte, was een zeer positieve ontwikkeling.
CheckHub stelt ons in staat om de administratieve last voor onze medewerkers te verlichten, vooral bij jonge klanten.
We moeten zeggen dat dankzij de integratie van CheckHub in PratoFlex, zelfs over deze relatief korte periode, we een zeer positieve ontwikkeling hebben gezien. Waar we vroeger veel tijd verspilden of zelfs vergaten om de dossiers op te volgen, is het nu een proces dat automatisch verloopt en weinig of geen handmatige interventie vereist. Naast de tijdsbesparing is het ook veel gemakkelijker voor een tijdelijke medewerker om dit thuis te kunnen doen via een smartphone of computer, en ze kunnen alle documenten in één keer uploaden of invullen.
De klant is een van de grootste uitzendbedrijven in Europa. Het bedrijf, in zijn Belgische dochteronderneming, verwerkt ongeveer 1 miljoen documenten per jaar. Het betreft documenten zoals identiteitskaarten, cv's, diploma's, rijbewijzen, enzovoort. CheckHub automatiseert nu met succes het proces van het verzamelen en valideren van die documenten van kandidaten. De tijdsbesparing op de administratieve afdeling (30 FTE) van dat bedrijf wordt geschat op 60%. Dit leidt tot een kostenbesparing van gemiddeld 900.000 € per jaar. Uitdagingen: De organisatie werd geconfronteerd met een overvloed aan handmatige taken. Voorbeelden zijn het aanvragen, valideren en verwerken van documenten van (potentiële) kandidaten. Intensieve taken die gevoelig zijn voor menselijke fouten, zowel van de organisatie als van de kant van de kandidaat. Op de lange termijn leed deze organisatie onder zijn eigen succes. Met een groeiende database van vacatures en potentiële kandidaten groeide ook de papierwinkel en de inspanning die nodig was. Oplossing: De klant begreep dat een digitale transformatie absoluut noodzakelijk was. De digitalisering en automatisering van alle processen met betrekking tot documentbeheer en -verwerking om de mogelijkheden te benutten. Deze klant koos ervoor om die taken te automatiseren via een volledige integratie via de SQS Messaging Service. De integratie in hun documentbeheerinterface resulteerde in de volgende takenautomatisering: Een gebrandmerkte portal voor kandidaten, toegankelijk vanaf alle apparaten. Verzenden van herinneringen via sms en e-mail naar kandidaten. Geen app om te downloaden, geen inlog, geen wachtwoord. Eenvoudige en beveiligde magische link voor kandidaten. Geautomatiseerde validatie van documenten. Geautomatiseerde beperkingen op MIME-type tijdens het uploaden. Geautomatiseerde conversie van verschillende MIME-types naar pdf-documenten. Documenten recto en verso worden samengevoegd in één enkel bestand. Hernoemen van documenten volgens interne nomenclatuur. Alle documenten worden in realtime teruggestuurd naar de servers van onze klant. Volledige integratie van CheckHub in hun front-end interface. Resultaten: Met CheckHub als oplossing voor volledige automatisering en verwerking van documenten leidde tot de volgende resultaten: Integratietijd: 1,5 maanden Integratie resulteerde in een vermindering van de tijd besteed aan administratieve taken met 60%. De totale tijd die voorafgaand aan de technologie-implementatie van CheckHub werd besteed aan administratieve taken, werd geschat op een equivalent van 18 FTE's. 50.000 € is de gemiddelde kostprijs van een FTE voor de geïdentificeerde posities. De kostenbesparing bedraagt in totaal 900.000 € per jaar.
Ziekenhuizen lijken enigszins op kleine steden. Naast hun medische staf hebben ze ook hun eigen administratie, HR-afdeling, technici, keukenpersoneel, schoonmaakdienst en onderhoudspersoneel. Voor een van de grotere ziekenhuizen in Antwerpen betekent dit dat ze te maken hebben met tussen de 4.000 en 5.000 medewerkers. Dit zorgt voor een grote instroom en uitstroom van medewerkers, wat een zware last legt op de HR-afdeling van het ziekenhuis. Terwijl ze zochten naar een manier om af te stappen van het ondertekenen van de papieren arbeidsovereenkomsten door hun CEO, hun HR-directeur en uiteindelijk de kandidaat, kwamen ze het CheckHub-platform tegen. CheckHub hielp hen een eenvoudig en efficiënt proces op te zetten om de handtekeningen op een zeer gebruiksvriendelijke digitale manier te verzamelen. De enige resterende handmatige stap is het importeren van een Excel-bestand met de gegevens van de nieuwe medewerkers (een bestand dat ze hoe dan ook bijhielden). Na de import is het proces volledig geautomatiseerd en digitaal. Het nieuwe digitale proces werd in slechts enkele weken opgezet en geïntroduceerd. Omdat ze snel de voordelen en het gemak van het CheckHub-platform zagen, besloot het ziekenhuis ook andere documenten en formulieren die ze uitwisselden met hun personeel aan deze digitale stroom toe te voegen. Denk aan formulieren met betrekking tot het woon-werkverkeer, belastingen, arbeidsreglement, deeltijdwerk, maar ook checklists, verklaringen, enz. Ze besloten ook andere doelgroepen toe te voegen, zoals zelfstandigen, studenten en arts-assistenten in opleiding (Artsen in Opleiding - ASO). Voor ASO voegden ze een extra persoon toe die het contract moest ondertekenen. Hierdoor werd de tijd voor het afronden van het dossier met weken verkort. In minder dan 6 maanden hebben ze gemiddeld 12 documenten uitgewisseld met bijna 500 nieuwe medewerkers en studenten via het CheckHub-platform. De tijds- en efficiëntiewinst is aanzienlijk. Het ziekenhuis bespaart nu ongeveer 75% van de tijd die normaal gesproken wordt besteed aan de documentenadministratie van nieuw personeel. Bovendien waren ze in staat om af te komen van de grote papieren map met contracten die eerst handmatig door de CEO, vervolgens door de HR-directeur en ten slotte door de nieuwe medewerker moest worden behandeld.
Je hebt waarschijnlijk zelf ook al een routekaart opgesteld of er zijn plannen binnen je bedrijf om meer te automatiseren en te digitaliseren. Dit heeft vaak betrekking op hoe je omgaat met het uitwisselen van documenten met nieuwe kandidaten die binnenkomen, evenals met geplaatste uitzendkrachten. Je ambitie is om je uitzendkrachten aan de ene kant een betere service en ervaring te bieden, maar ook om intern efficiënter te kunnen werken. Bovendien vereisen steeds strengere nalevingsregels dat alles perfect in orde is en dat alle uitzendkrachten te allen tijde over de benodigde documenten beschikken en dat hun dossier compleet is. De heersende pandemie betekent ook onvermijdelijk dat het doel is om fysiek contact en reizen te vermijden waar dat niet echt noodzakelijk is. We werken al met minder consultants op kantoor aanwezig, en dan geven we er de voorkeur aan dat de uitzendkracht niet langer langs hoeft te komen om documenten in te leveren, in te vullen en te ondertekenen. Het bovenstaande geldt zeker ook voor bestaande CheckHub-klanten. Alleen via het CheckHub-platform hebben ze nu een oplossing die dit allemaal mogelijk maakt en die ook veel taken uit handen van de consultants neemt, zodat ze zich kunnen richten op andere elementen die meer toegevoegde waarde bieden, zoals het effectief plaatsen van meer kandidaten. Je kunt overwegen om zelf een digitale tool te ontwikkelen, want dit vereist een bepaalde investering. Wat we echter zien bij de CheckHub-klanten is dat de investeringskosten om het CheckHub-platform te implementeren vaak al na één of twee kwartalen worden terugverdiend. Tijdens een recente POC (Proof of Concept) die we uitvoerden met een Belgisch middelgroot uitzendbureau, bleek dat zelfs zonder integratie tussen CheckHub en hun managementsysteem, de consultants al aanzienlijke tijdsbesparingen hadden. De vier uur per week die een consultant besteedde aan het verzamelen, valideren, scannen en hernoemen van documenten en aan het achtervolgen van kandidaten via e-mail en telefoon om alles in te leveren, werd eenvoudig teruggebracht tot een half uur. Dit werd nog meer het geval wanneer verklaringen van intentie en informatieformulieren digitaal werden afgehandeld. Onmiddellijk was er meer tijd beschikbaar om zich te richten op het plaatsen van kandidaten. En de juridische afdeling was ook tevreden, omdat het percentage dossiers dat volledig in orde was, sterk toenam. Na de POC werd besloten om het managementsysteem van de klant via API te integreren met het CheckHub-platform. Dit betekende dat de consultants geen nieuw systeem hoefden te gebruiken. Het CheckHub-systeem ontving via de API-verbindingen input van het bestaande managementsysteem van de klant, de documenten werden automatisch verzameld en verwerkt en vervolgens via API teruggegeven aan het bestaande systeem. Wat betekent een investering in het gebruik van het CheckHub-platform concreet? We hebben de berekening gemaakt op basis van een gemiddelde schatting van 15 minuten per nieuwe inschrijving. Dit is een zeer conservatieve schatting, omdat veel kandidaten meerdere documenten omvat. Dit kunnen documenten zijn die door de kandidaat moeten worden verstrekt, maar ook documenten die door de kandidaat moeten worden ingevuld, geaccepteerd en/of ondertekend. We denken aan intentieverklaringen, informatieformulieren, werkstationsheets, bepaalde beleidsdocumenten of garantiedocumenten. In de laatste categorie kan de tijd die nodig is om alles correct ingevuld en ondertekend terug te krijgen veel langer zijn als dit gebeurt via de traditionele manier van e-mails, scans en bijlagen. De klant ontvangt ongeveer 50.000 nieuwe registraties per jaar. Als we dan de kostenbesparingen berekenen op basis van een gemiddeld uurtarief van een uitzendadviseur, komen we uit op het equivalent van bijna 2 FTE's. We houden rekening met het feit dat de consultants nog steeds tijd besteden aan deze documenten, maar dankzij CheckHub kan dit met 60% minder tijd worden gedaan. Deze investering betaalt zich hier na zes maanden terug. Wat als we, naast de nieuwe inschrijvingen, ook de oude kandidaten meenemen die opnieuw geplaatst moeten worden? Als we deze groep meenemen, rekening houdend met het feit dat de tijd voor een "oude" kandidaat vandaag de dag lager is, half zo laag in onze simulatie, omdat bepaalde documenten al beschikbaar zijn, dan komen we uit op een terugverdientijd van 3 maanden. Een gemakkelijke beslissing, mag ik wel zeggen...
Om als HR-dienst de stap te zetten naar paperless werken was een tool om contracten te tekenen onontbeerlijk.Maar checkhub doet meer. Alle documenten die tijdens de onboarding moeten gelezen, ondertekend of bezorgd worden, worden met enkele muisklikken aan de toekomstige medewerker bezorgd. We stappen nu eindelijk de 21e eeuw binnen. In de plaats van te verdwalen in massa’s papier, kunnen we nu een digitale flow opzetten die haar sluitstuk kent in een digitaal dossier. Nieuwe collega’s kunnen alle papierwerk die bij een aanwerving komt kijken nu van thuis uit met de smartphone regelen.Een contract ondertekenen was nog nooit zo eenvoudig.