De organisatie is een van de grootste uitzendorganisaties van Europa. Het bedrijf, binnen alleen al zijn Belgische dochteronderneming, verwerkt ongeveer 1 miljoen documenten per jaar. Voorbeelddocumenten zijn onder meer: identiteitskaarten, curriculum vitae, diploma’s, rijbewijzen etc. CheckHub automatiseert nu met succes het volledige proces van het verzamelen en valideren van de betreffende kandidaatdocumenten. De algehele tijdwinst op de administratieve afdeling (30 fte) van de organisatie wordt geschat op 60%. Dit staat gelijk  aan een kostenbesparing van ongeveer 900.000 € per jaar.

Dit staat gelijk  aan een kostenbesparing van ongeveer 900.000 € per jaar.

 

Uitdagingen:
De organisatie werd dagelijks geconfronteerd met een significant aantal manuele en iteratieve taken. Voorbeelden zijn het opvragen, valideren en verwerken van documenten van (potentiële) kandidaten. Arbeidsintensieve taken die zeer vatbaar zijn voor menselijke fouten. Zowel vanuit de organisatie-  als de kandidaatzijde. Naarmate het succes van de organisatie toeneemt, groeien het aantal manuele taken helaas ook mee. Met een groeiende database van vacatures en potentiële kandidaten, groeide dus ook het papierwerk en de inspanning inherent aan de bewerking en verwerking hiervan.

Oplossing:
De organisatie begreep dat een digitale transformatie absoluut noodzakelijk was. De digitalisering en automatisering van alle documentprocessen was geen luxe meer, maar bittere noodzaak. Deze klant heeft uiteindelijk gekozen om alle taken te automatiseren via een volledige integratie middels SQS Messaging Service. De integratie in hun documentbeheerinterface resulteerde in de automatisering van de volgende taken:

  • Een branded portal voor kandidaten, toegankelijk vanaf alle apparaten.
  • Herinneringen per sms en mails naar kandidaten sturen.
  • Geen app om te downloaden, geen login, geen wachtwoord. Gemakkelijke en beveiligde magische link voor kandidaten.
  • Geautomatiseerde validatie van documenten.
  • Geautomatiseerde beperkingen voor het mime-type tijdens het uploaden.
  • Geautomatiseerde conversie van verschillende mime-typen naar pdf-documenten.
  • Documenten recto en verso worden samengevoegd in één enkel bestand.
  • Hernoemen van documenten volgens interne nomenclatuur.
  • Alle documenten worden in realtime teruggestuurd naar de servers van onze klant.
  • Volledige integratie van CheckHub in hun front-end interface.

Resultaten:
Met CheckHub faciliteert het faciliteren van de oplossing om documenten volledig te automatiseren en te verwerken tot de volgende resultaten:

  • Integratietijd: 1,5 maand
  • Door integratie is de tijdsbesteding aan administratieve taken met 60% verminderd.
  • De totale tijd besteed aan administratieve taken voorafgaand aan de implementatie van de technologie van CheckHub werd geschat op 18 FTE-equivalent.
  • 50.000 € zijn de gemiddelde FTE-kosten voor de geïdentificeerde functies.
  • Kostenbesparende bedragen tot 900.000 € per jaar.