De klant is een notariskantoor met 15 medewerkers. De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de administratie worden dagelijks geconfronteerd met een significant aantal manuele handelingen. Ze moeten documenten verzamelen en valideren. Bijvoorbeeld identiteitskaarten, akten, erfrechtverklaringen, bankuittreksels, huwelijkscontracten, erfpachtrechten, verzekeringscontracten, enz. Gemiddeld verwerken ze 200 documenten per dag.

Uitdagingen:
De organisatie werd geconfronteerd met een enorme hoeveelheid manuele taken, vooral met een afhankelijkheid van de klantzijde. Tevens is er regelmatig een behoorlijke inspanning van de klant zelf vereist. Dit kan betekenen dat de klant bepaalde formulieren vooraf moet invullen en / of specifieke documenten zoals een identiteitskaart moet aanleveren. Het managen van dit proces (opvragen, verwerken, verifiëren van documenten etc.) kost veel tijd van de betrokken personen. Andere voorbeeldtaken die personeel bezetten zijn:

  • E-mails sturen naar individuen om documenten op te vragen voordat een erfopvolgingsdossier wordt geopend, een onroerend goed wordt verkocht, een scheiding wordt gemaakt, enz.
  • Telefoneren om personen eraan te herinneren actie te ondernemen en de gevraagde documenten en informatie te bezorgen.
  • De documenten ophalen via e-mails, maar ook via de post of klanten die de documenten persoonlijk afleveren.
  • Het openen van die documenten (e-mails + pdf-bijlagen of papieren fotokopieën die via de post komen).
  • De geldigheid van documenttypen controleren.
  • Omzetten van niet-pdf-documenten naar pdf-documenten.
  • Afzonderlijke bestanden samenvoegen tot één enkel document (bijv. 4 afzonderlijke pagina’s van 1 huwelijkscontract).
  • De documenten hernoemen volgens de interne nomenclatuur (bijv .: doctype_notary_date_clientname.pdf).

Oplossing:
De klant maakt nu gebruik van het online CheckHub-platform. Van daaruit worden alle benodigde documenten op een digitale en geautomatiseerde manier verzameld en verwerkt. Alle handmatige taken behoren hierdoor tot het verleden of zijn op zijn minst tot een absoluut minimum beperkt. De notaris is nu 50% minder tijd kwijt aan de administratie van specifieke documenten. Bovendien wordt ook de ervaring van de klanten verbeterd.

Resultaten:
Door middel van de oplossing van CheckHub zijn de volgende resultaten bereikt:

  • Een totale tijdwinst van 50%.
  • Alle aanvragen voor documenten worden geautomatiseerd per e-mail en/of sms.
  • Alle herinneringen zijn geautomatiseerd via sms en/of e-mail.
  • Geautomatiseerde validatie van de documenten.
  • Alle documenten zijn beschikbaar en beveiligd via het platform van CheckHub.