De Europa Ziekenhuizen is een ziekenhuisgroep die bestaat uit drie klinieken op drie verschillende locaties. Alle klinieken hebben in totaal 2.500 medewerkers. Voortdurend worden nieuwe doktoren en assistenten aangetrokken om cruciale zorgtaken binnen de zorgorganisatie uit te voeren. Een behoorlijke administratieve uitdaging voor de Europa Ziekenhuizen.

De Uitdagingen

Elke keer dat een nieuwe arts of assistent een contractuele verbinding aangaat met de kliniek, moeten ze een verscheidenheid aan documenten opvragen. De voorbeelden van documenten zijn als volgt:

• Diploma geneeskunde
• Visa Diploma of Medicine
• Diploma van specialisatie
• Goedkeuring om de titel van specialisatie te dragen
• RIZIV-certificaat met voorlopig of definitief RIZIV-nummer
• Registratie bij de Orde van Artsen
• Identiteitskaart, strafblad
• Foto voor badge
• Bewijs van accreditatie (RIZIV)
• Professionele bedrijfsstatus

Daarnaast moeten klinieken ook een reeks gegevens verzamelen via informatiebladen van artsen en assistenten. Voorbeelden van verzamelde gegevens zijn de volgende: bankrekeningnummer, gsm-nummer, taal, accreditatiegegevens, onderlinge verzekeringsovereenkomst, vergoedingsperioden, datum aanvang activiteit, ondernemingsnummer, enz.

Dit komt neer op bijna 10 uur werk per week.

De ziekenhuisgroep moet al deze informatie dus manueel verzamelen en verwerken via haar secretariaat, dat uit 3 voltijdse medewerkers bestaat. Dit komt neer op bijna 10 uur werk per week.

De oplossing

De Europa Ziekenhuizen automatiseren deze repetitieve en overvloedige taken nu met CheckHub. Er is gekozen voor het gebruik van het online platform “SaaS” (Software-as-a-Service). Om te beginnen maakt het secretariaat de nieuwe profielen aan door de namen, voornamen, e-mailadressen en telefoonnummers van artsen en assistenten toe te voegen. Vervolgens worden geautomatiseerde formulieren naar de betrokken personen gestuurd om alle nodige informatie met betrekking tot de ingebruikneming te verzamelen. Dit varieert van Accreditatie- en Mutual Agreement-gegevens tot de maat die nodig is voor de werkjas.

Samen met het indienen van formulieren worden de nodige documenten verzameld en worden geautomatiseerde herinneringen via e-mails en sms-berichten verzonden totdat het bestand compleet is.

Om documenten en ingevulde formulieren te verzenden, krijgt de arts of assistent toegang tot een beveiligd individueel profiel waarvoor slechts één klik nodig is. Er is inderdaad geen applicatie om te downloaden, geen gebruikersnaam of wachtwoord om in te vullen. Alles wordt gedaan via een beveiligde eenpersoonslink die wordt ontvangen via sms en e-mail.

Elke keer dat een document door de nieuwkomer wordt geüpload, wordt het gevalideerd door optische scanning en wordt de documentinformatie op een gestructureerde manier geverifieerd en geëxtraheerd. Wanneer het bestand compleet is, worden de documenten automatisch geconverteerd naar pdf en hernoemd in overeenstemming met de nomenclatuurregels die van kracht zijn bij de Europa Ziekenhuizen. Terwijl de informatie uit de documenten en formulieren beschikbaar is in een Excel-bestand dat vervolgens kan worden gebruikt voor andere doeleinden binnen de ziekenhuisgroep; bijvoorbeeld om de badge te maken die toegang geeft tot gebouwen.

De tijd die aan deze administratieve taken werd besteed, werd met 80% verminderd.

Met de online versie van CheckHub was er geen behoefte aan IT-integraties aan de klantzijde. Het secretariaat van de kliniek kon de oplossing dus de dag na registratie op onze site gebruiken. De tijd die aan deze administratieve taken werd besteed, werd met 80% verminderd.