9 maanden geleden startte Job Talent met het gebruik van de PratoFlex – CheckHub integratie. Dit leek ons een goed moment om eens te praten met Jela Desfossés – HQ Manager bij Job Talent – over de ervaring en bevindingen bij Job Talent tot dusver.

Goeie middag, Jela. Laat ons misschien beginnen met te schetsen hoe bij Job Talent vroeger de inzameling van de documenten van uitzendkrachten verliep.

Voor we de PratoFlex – CheckHub integratie gebruikten kwam er voor deze inzameling van documenten nog heel wat papierwerk aan te pas, om niet te zeggen heel veel papierverspilling. Bij Job Talent hebben we namelijk meer en meer oog voor het ecologische aspect van de bedrijfsvoering. Het was een administratieve rompslomp waarbij we documenten zoals intentieverklaring en inlichtingenfiche moesten afdrukken, samen met de kandidaat gaan invullen en daarna inscannen maar een mailbox. Daarna moest dit worden opgeslagen en correct gekoppeld worden aan een kandidaat. Er waren dus heel veel (manuele) stapjes nodig in dit proces en er was een enorme tijdsversplling. Ook voor een identiteitskaart of bankkaart moesten we naar een kopieerapparaat stappen, een kopietje maken, inscannen, opslaan en koppelen.

Het begon uiteraard met de set-up van jullie account op het CheckHub platform om van start te kunnen gaan. Hoe heeft u de voorbereiding en dit opstartproces ervaren?

Dat was eigenlijk heel goed georganiseerd en is heel vlot verlopen. Jullie hebben vanuit CheckHub één call met ons opgezet waar we samen hebben doorlopen wat er allemaal moest worden aangeleverd. Het ging dan over ons logo, een opsomming van de types documenten en het doorsturen van enkele formulieren. Voor de email en SMS templates en profielpagina hadden jullie zelfs standaard templates klaar waar we konden uit kiezen of onze eigen aanpassingen op maken. Dus we hoefden niet zelf creatief te zijn en teksten vanaf een blanco blad beginnen opmaken. Daardoor was de tijd en effort van onze kant heel beperkt.

Hoe heeft u tot op vandaag de dienstverlening van CheckHub ervaren?

Elke keer als ik een mail met een vraag stuur, krijg ik van jullie nog dezelfde dag een mail terug en bijna altijd reeds met een oplossingen of voorstel voor een oplossing. Wat ik ook enorm heb geapprecieerd is jullie eerlijkheid. Ik herinner me nog dat jullie feedback op bepaalde complexe opstartdocumenten was dat het veel te veel tijd en geld zou kosten om deze vanaf de start mee te nemen en me de vraag stelden of ik daar wilde op wachten. Het was voor mij dan ook snel duidelijk dat we daar niet moesten op wachten. We konden onmiddellijk reeds een grote efficiëntie-slag slaan door met de rest van de documentenset van start te gaan. Dus als ik het mag samenvatten: jullie zijn heel transparant en jullie zijn snel.

En misschien de belangrijkste vraag om te stellen: wat zijn de voornaamste voordelen die u vandaag heeft kunnen realiseren dank zij de PratoFlex – CheckHub integratie?

Hier moeten we zeggen dat we dank zij deze integratie van CheckHub in PratoFlex, zelfs over deze relatief korte periode, een heel positieve evolutie hebben gezien. Waar we vroeger veel tijd verspilden of het zelfs ook vergaten om de dossiers op te volgen, is het nu een proces dan automatisch verloopt en waar weinig tot geen manuele interventie bij nodig is. Naast de tijdswinst is het ook veel makkelijker voor een uitzendkracht om dit rustig thuis via smartphone of computer te kunnen doen en kunnen ze in éénzelfde beweging alle documenten opladen of invullen.

Om volledig te zijn moet ik erbij zeggen dat er natuurlijk nog altijd mensen zijn die de gevraagde documenten niet opladen of tekenen. Deze moeten dan toch nog eens worden opgebeld. Maar dit aantal is veel kleiner dan we intieel hadden gedacht en dit gaat er ook meer en meer uitgaan naar de toekomst toe. Als we nu bijvoorbeeld alleen maar kijken naar de intentieverklaring en inlichtingenfiche, dan sparen we daar al heel veel tijd mee uit en zijn ons dossiers veel vollediger. En zijn we natuurlijk ook echt ‘paperless’ bezig.